Verkkopalvelu on osa seurakuntien työprosesseja. Ratkaisuvaihtoehtoja punnitaan verkkohankkeessa jatkuvasti. Keskeisimmät painot puntarissa ovat työntekijöiden työnteon helpottaminen ja seurakuntalaisten toiveet ja odotukset. Myös kokonaiskirkolliset kustannukset ovat oleellinen punnus puntarissa.

Miten saamme ihmisiä tapahtumiin? Millainen työprosessi on tapahtuman järjestäminen seurakunnassa? Mitä tietoja annetaan tilan varauksessa, ja mitä tietoja tarvitaan, kun markkinoidaan tapahtumaa? Mikä on eri järjestelmien rooli tässä prosessissa?

Näitä kysymyksiä on selvitetty syksyn aikana seurakuntien verkkohankkeessa. Lähtökohtainen oletus on ollut se, että hankkeessa tarvitaan tapahtumatietojen integraatio varausjärjestelmistä uuteen verkkopalveluun. On ajateltu, että tapahtumat syntyvät varausjärjestelmään henkilö- ja tilavarausten oheistuotteina, eikä niitä haluta syöttää toista kertaa verkkopalvelun järjestelmään. Integroinnin tarvetta on myös puoltanut se, että tapahtumailmoittautuminen ja tapahtumalistaukset paikallislehteen on saatu tähän asti samasta järjestelmästä. Myös tilastoinnit ovat olennainen osa kokonaisuutta.

Mitä yhteisiä tietoja on varausjärjestelmässä ja verkkopalvelussa?

Tutkimusten edetessä kuitenkin selvisi, että sisäisiä työprosesseja ja tapahtumien viestinnän työprosesseja ei voi suoraan yhdistää. Varauksilla ja viestinnällä on omat tietokentät ja tavoitteensa, ovatpa ne sitten samassa tai eri järjestelmässä. Yhteisiä tietoja ovat nimi, paikka, aika ja henkilöt. Tutkitaan siis niitä hieman tarkemmin.

Nimi
Nimi voisi hyvinkin olla siirrettävä tieto varausjärjestelmästä verkkopalveluun. Tapahtuman nimi saattaa kuitenkin olla varausjärjestelmässä merkinnällä ”jp” ja verkkopalvelussa ”Perhemessu”. Molemmat ovat omassa kontekstissaan ihan oikein ja riittäviä, mutta varausjärjestelmän tieto ei toimi verkkopalvelussa.

Paikka
Paikka tietona on sama varausjärjestelmässä ja verkkopalvelussa, mutta verkossa paikan tulee olla linkki tilan esittelyyn, karttaan ja ajo-ohjeisiin. Tämä linkki pitäisi käydä lisäämässä kuitenkin verkkopalveluun erikseen, joten samalla vaivalla sen voi sinne myös kirjoittaa.

Aika
Päivänmäärä on sama varauskalenterissa ja verkkopalvelussa, mutta kellonaika ei. Jos seurakuntalaisille markkinoidaan tapahtumaa varausjärjestelmän kellonajalla, saapuvat he paikalle silloin, kun tilaa valmistellaan tilaisuutta varten.

Henkilöt
Henkilöiden varaamisella on myös eri funktio, kuin henkilöiden tiedoilla tapahtumailmoituksessa. Henkilöt esitellään verkkopalvelussa yleensä tilaisuuden muun kuvauksen yhteydessä eikä eri kentässä. Samassa yhteydessä kerrotaan myös henkilöiden rooli; jotkut ovat puhujia, ja jotkut antavat lisätietoja. Henkilöiden yhteystieto- ja esittelysivut on myös hyvä linkittää henkilöiden nimiin joissakin tilanteissa.

Loppupäätelmäksi tulee, että selkeitä siirrettäviä kenttiä ovat tapahtuman nimi ja päivämäärä. Jos nämä tiedot halutaan rajapinnalla siirtää varausjärjestelmästä verkkopalveluun, tarvitaan keskitetty rajapintaratkaisu, jossa julkaisujärjestelmä keskustelee vain yhden rajapinnan kanssa eikä kaikkien seurakuntien varausjärjestelmien kanssa erikseen. Tämä tarkoittaa 4-5 eri toimijan yhteishanketta. Ja nämä yhteishankkeet ovat aina melko kankeita, vaikka kaikki toimijat erikseen olisivatkin huipputaitavia.

Puntariin siis laitettiin seuraavat näkökulmat:

Tapahtumatietojen integroinnin hyödyt

Työprosessin näkökulmasta: Tapahtumista on varmasti verkossa aina nimi ja päivänmäärä ilman erillistä työtä.

Seurakuntalaisen näkökulmasta: Ei hyötyjä. (Minimitieto verkossa on parempi kuin ei mitään, mutta puutteellisten tietojen takia ei voi varsinaisesti puhua hyödystä).

Kustannusten näkökulmasta: Ei hyötyjä.

Tapahtumatietojen integroinnin haitat

Työprosessin näkökulmasta: Jos tapahtumien markkinointia verkossa halutaan kehittää, kuten verkkohankkeen tavoitteena on, tarkoittaa se monipuolisempien tietojen täyttämistä. Käytännössä se tarkoittaa joko
a)      varausjärjestelmien ja rajapinnan kehittämistä julkaisujärjestelmän lisäksi (kankeaa ja kallista) tai
b)      ylläpitäjien kirjautumista verkkopalveluun erikseen rikastamaan tapahtumatietoa eli tapahtumien syöttäminen tapahtuu kahdessa järjestelmässä joka tapauksessa.
Seurakuntien työntekijät ovat toivoneet mahdollisuutta lisätä tapahtumaan linkkejä, liitteitä ja kuvia, joten nämä tulisi kuitenkin käydä julkaisujärjestelmässä lisäämässä erikseen.

Seurakuntalaisen näkökulmasta: Tapahtuman minimitiedot eivät ole sitä mainostusta, jota loppukäyttäjät ovat haastatteluissa toivoneet.

Kustannusten näkökulmasta: Kokonaiskirkolliset kustannukset olisivat merkittäviä, jos muutoksia tehtäisiin moneen järjestelmään. Myös seurakuntien verkkohankkeen resurssit keskittyisivät pitkäksi aikaa integrointiin, ja se olisi poissa ydintavoitteiden toteuttamisesta.

Tiedot syötetään kerran, mutta prosessissa on kaksi järjestelmää

Ratkaisuksi on nähty se, että varaustiedot hoidetaan varausjärjestelmällä ja kaikki viestintätehtävät verkkopalvelun julkaisujärjestelmällä. Suurin hyöty on se, että vain tällä tavalla voidaan keskittyä tapahtumien viestinnän kehittämiseen kustannustehokkaasti. Varausjärjestelmien ja julkaisujärjestelmien kehittäminen on myös helpompaa ja halvempaa, kun niitä ei ole kiinteästi sidottu toisiinsa. Myös työprosessi selkiytyy, kun kahteen erilaiseen tehtävään on omat, juuri kyseistä tehtävää tukevat systeeminsä.

Työprosessin ja jatkokehityksen helpottamiseksi on lisäksi suunnitteilla muutamia toimenpiteitä:

• Tarkistetaan, että varausjärjestelmässä on vain varaukseen tarvittavat kentät
• Varausjärjestelmästä voitaisiin tehdä linkki verkkopalvelun julkaisujärjestelmään
• Tapahtumille voidaan luoda yksilöllinen tunniste (ID), joka on yhteinen eri järjestelmissä. Tämän avulla voidaan myöhemmin kehittää muita tarpeita, kuten maksu- tai tilastointiratkaisuja.
• Keskitetään kaikki viestintään liittyvät toimet verkkopalvelun julkaisujärjestelmään. Näitä ovat tapahtumailmoituksen lisäksi esimerkiksi lehteen vietävien tapahtumien listaus sekä automaattisesti syntyvä tulostettava tapahtumamainos ja myöhemmin myös ilmoittautuminen.

Tavoitteena on saada ihmisiä tapahtumiin

Varauksia tehdään, jotta tapahtumalle saadaan paikka ja siitä vastuussa olevat ihmiset. Tapahtumista kerrotaan verkossa, jotta tapahtumiin saataisiin osallistujia. Jälkimmäinen vaatii muutakin kuin varauksissa syntyvän tiedon jakelemisen verkkopalvelun kalenterissa. Tapahtumien jakaminen sosiaalisessa mediassa innostavalla tavalla, tapahtumien löytyminen Googlella, tapahtumien linkittyminen sivuston eri teemoihin ja nostot etusivulle vaativat taustalle monipuolisemmat tietokentät.

Eikä työn tarvitse loppua siihen, kun tapahtuma on kalenterissa, vaan tapahtuman aikana samaa tapahtumasivua voidaan käyttää esim. suorien lähetysten näyttämiseen ja kommentointiin. Tapahtuman jälkeen sivulla voi antaa palautetta, katsoa kuvia tai selata muita vastaavia tapahtumia yms. Tämä jälkimarkkinointinäkökulma on tullut esiin sekä työntekijöiden työpajoissa että loppukäyttäjien haastatteluissa.

Mitä tästä opimme?

Järjestelmiä ei kannata integroida sen takia, että se on teknisesti mahdollista, tai sillä perusteella, että työ on aina helpompaa, jos kaikki tehdään yhdellä järjestelmällä. Helppokäyttöisyys ei aina synny keskittämällä toimintoja yhteen järjestelmään, vaikka joissakin tilanteissa se toki näin onkin. Esim. astianpesukone ja painepesuri ovat helppokäyttöisiä yksistään, mutta jos niiden toiminnot yhdistetään samaan laitteeseen, voi käyttö olla vaikeaa ja funktiot rajoittavat toisiaan. Vesiputket ja vesimittarit ovat näissäkin kuitenkin yhteisiä (vrt. ID-tunniste).

Lisäksi opimme kuinka hauska ja hyödyllinen työskentelytapa ovat yhteiset työpajat seurakunnissa. Työprosessit kannattaa tutkia niiden ihmisten kanssa, jotka työtä tekevät, ja pöydälle kannattaa nostaa koko prosessi ideasta lopputulokseen. Lisäksi puntarissa kannattaa pitää kustannukset kokonaiskirkollisesti sekä asioiden joustava jatkokehitettävyys, koska myös se on lopulta  kustannuskysymys.

Selvitystyössä oli toki muitakin vaihtoehtoja esillä. Niihin voi tutustua hankkeen sivulla olevan aineiston avulla.

Tässä esitettyä kehityssuuntaa voimme arvioida jatkuvasti, ja viisastuminen matkan varrella on sallittua.  Keskustele aiheesta hankkeen Facebook-ryhmässä tai lähetä kysymys/kommentti osoitteella verkkohanke(at)evl.fi.