Hyvä ihmisten johtaminen tai toisin sanoin työhyvinvoinnin johtaminen ja tuloksellinen, seurakuntalaiset huomioon ottava päätöksenteko ei onnistu ilman tietoa. Näin tietotulvan aikakaudella työyhteisön tilaan ja henkilöstöön liittyvän tiedon tuottamisen ja hyödyntämisen perusteita on tarpeen pohtia hetki yhdessä.

Vanha vaan ei vanhentunut suositus henkilöstötilinpäätöksen laatimisesta

Minkälaista henkilöstötietoa seurakuntapäättäjillä ja johdolla on käytössään, kerätäänkö tietoa tarpeeksi, mitä pitäisi kerätä, kuinka usein kerätään ja miten tietoa pitäisi jäsentää? Muun muassa näitä kysymyksiä pohdittiin jo 1990-luvun lopulla, kun kirkkohallitus antoi henkilöstötilinpäätöstä koskevan suosituksen. Sen mukaan ainakin suuremmissa seurakunnissa on tarkoituksenmukaista laatia vuosittain henkilöstön tilaa kuvaava erillinen raportti, jota kutsutaan henkilöstötilinpäätökseksi tai henkilöstökertomukseksi.

Vanha henkilöstötilinpäätössuositus on iästään huolimatta edelleen voimassa ja voimissaan. Sen tiimoilta käynnistyi monessa seurakunnassa vuosittainen henkilöstöraportin laatiminen. Niissä seurakunnissa, joissa henkilöstökertomusta ei ole tehty, on puolestaan toimintakertomuksessa esitelty henkilöstöasioita henkilöstömäärää laajemmin. Tätä on edellytetty muun muassa tilinpäätösohjeissa. Nyt joissakin seurakunnissa ollaan jo ottamassa seuraavaa askelta, kun niissä mietitään laajempia tiedolla johtamisen mahdollisuuksia.

Uudet henkilöstötilaston kuukausi- ja vuosiraportit

Kaikkia näitä prosesseja ja myös kaikkien seurakuntien henkilöstöjohtamista tukemaan käynnistimme KiT:ssä vuosi sitten keskeisiin henkilöstötilinpäätössuosituksen päivitettyihin tunnuslukuihin perustuvan tilastoraportin lähettämisen seurakuntien kirkkoherroille ja talouspäälliköille sekä seurakuntayhtymien talous- ja henkilöstöjohdolle.  Keräsimme sen saajilta raportista palautetta ja muokkasimme sen kerran kuussa lähetettäväksi henkilöstötilaston kuukausiraportiksi ja kerran vuodessa lähetettäväksi vuosiraportiksi.

Ensimmäiset uudistetut raportit lähetimme tammikuun lopulla. Raportit ovat seurakunta-/seurakuntayhtymäkohtaisia. Ajatuksemme on ollut, että niiden tilastoja voidaan harkinnan mukaan ja tietosuojakysymykset huomioon ottaen hyödyntää myös seurakunnan henkilöstökertomuksessa tai -tilinpäätöksessä. Niistä voi olla apua myös, kun tarkastellaan kirkon yhteistoimintasopimuksen mukaisesti työhön, työympäristöön ja työyhteisön tilaan liittyviä, työn turvallisuutta ja terveellisyyttä kuvaavia tilasto- ja muita seurantatietoja.

Henkilöstötilaston kuukausiraportti sisältää tietoa muun muassa henkilöstörakenteesta, henkilöstöresursseista, sairauspoissaoloista ja henkilöstökuluista. Osa tiedoista koskee yhtä kuukautta, osa on kumulatiivista tietoa. Uutta raportissa on, että se sisältää myös vertailutietoa seurakunnan omaan vuoden takaiseen tilanteeseen nähden sekä oman hiippakunnan ja koko maan jäsenmäärältään lähimpiin seurakuntiin nähden. Monissa seurakuntien palautteissa toivottiin juuri tällaista vertailutiedon saamista. Tilasyistä vähensimme myös raportin taulukoita. Jätimme ne, joissa on eniten kuukausittaista vaihtelua tai jotka muutoin ovat operatiivisen johtamisen kannalta tärkeitä.

Henkilöstötilaston vuosiraportti sisältää puolestaan tietoja, joiden jatkuva kuukausittainen seuranta ei ole tarkoituksenmukaista. Raportissa on nyt tietoa henkilöstön ikärakenteesta, sukupuolirakenteesta ja koulutusasteesta. Niiden tietoa täydentävät kuukausiraportin kumulatiivista tietoa sisältävät taulukot.

Raporttien henkilöstö- ja palkkatiedot on saatu Kirkon palvelukeskuksen järjestelmistä. Jos jotkin raporttien tiedoista vaikuttavat teistä virheellisiltä, suosittelemme, että tarkistatte selosteesta, miten ko. raportin taulukko laaditaan ja tunnusluvut lasketaan. Lisäksi teidän olisi tarkistettava, mitä tai miten tietoja seurakunnassanne palvelukeskuksen järjestelmiin tallennetaan. Tähän liittyen toivomme, että tarkistaisitte ainakin, miten tutkintoja koskevat tiedot tulevat teillä tallennetuiksi. Kun otetaan huomioon kirkon kelpoisuusvaatimukset, nykyiset vuosiraportin koulutusastetta koskevat tiedot ovat tuskin ajantasaisia.

Jatkamme edelleen raportin kehittämistä ja otamme mielellään vastaan raporttia koskevia kehittämisehdotuksianne ja muuta palautetta. Voitte myös kysyä, jos jokin kohta raporteissa askarruttaa (sähköpostiosoite kit@evl.fi).

Kevan seurakunnille tarjoama Avaintiedot-palvelu

Eikä tässä vielä kaikki, myös muita henkilöstötiedon lähteitä on avautumassa. Kevan digitaalinen Avaintiedot-palvelu on tämän kevään aikana tulossa seurakuntien käyttöön. Sen sisältämän tiedon avulla on tarkoitus vaikuttaa työkyvyttömyydestä aiheutuviin kustannuksiin koko julkisella sektorilla, mutta, mikä on tärkeintä, siitä pitäisi olla konkreettista hyötyä myös organisaatiotason työkykyjohtamiseen. Palvelu sisältää muun muassa tietoa työkyvyttömyyden kokonaiskustannuksista ja eläke- ja kuntoutustilastoja.

Palvelussa on myös kyselyt-osio, joka on jo seurakunnille auki! Se sisältää ainakin työhyvinvointikyselyn tekemiseen toimivan, turvallisen, maksuttoman ja vertailut mahdollistavan työkalun. Muutama seurakunta on jo kyselyn toteuttanut. Suosittelen muillekin lämpimästi sen hyödyntämistä! Viestimme työhyvinvointikyselystä lisää keväällä, kun Avaintiedot-palvelu saadaan seurakunnille kokonaisuudessaan avatuksi.

KiT:n Ajankohtaiskyselyn tulokset

Sokerina pohjalla tietoa KiT:n Ajankohtaiskyselyn tuloksista: Ne on nyt julkaistu KiT:n sivuilla. Kyselyllä kerättiin KiT:lle työmarkkinaedunvalvontaa ja ajankohtaista neuvottelutoimintaa varten tietoa seurakuntien ja seurakuntayhtymien henkilöstöstä ja työnantajatoiminnasta, mutta uskomme, että tuloksille on käyttöä myös seurakunnissa.

Tulokset vahvistavat taloustilastojen näkymää seurakuntien taloudellisesta ahdingosta ja hillitsevät menojen lisäystä. Yli 60 % seurakunnista suunnittelee vähentävänsä henkilöstömenoja vuonna 2020, vuosi sitten luku oli parikymmentä prosenttiyksikköä pienempi (40 %). Henkilöstömenojen vähentämisessä keinot ovat säilyneet entisinä. Kärjessä ovat edelleen virkojen/tehtävien täyttämättä jättäminen, eläköityminen ja sijaisten ja määräaikaisten käytön vähentäminen. Irtisanomiset ja lomauttamiset eivät edelleenkään ole tavanomaisia, joskin niitä edeltävien tuta-neuvottelujen määrä näyttää seurakunnissa hienoisesti lisääntyvän.

Kirkon työelämä 2020 -ohjelmaa, Kirtekoa koskevat tulokset kannustavat suunnittelemaan jatkoa. Lähes puolet seurakunnista arvioi, että Kirtekolla on ollut vaikutusta seurakunnan työelämäasioihin ja lähes 80 % seurakunnista arvioi hyötyvänsä Kirtekon kaltaisesta työelämäohjelmasta tulevaisuudessa. Kirtekon mahdollinen jatko on kirkon sopijaosapuolten kesken pohdittavana parhaillaan käynnissä olevissa kirkon virka- ja työehtosopimusneuvotteluissa. Esillä on myös uusi työaikalaki ja työaikamääräykset. Vastanneista 70 % oli täysin tai osittain samaa mieltä, että KirVESTES:n nykyiset määräykset työajattomille ovat toimivat ja ne on perusteltua säilyttää.

Ajankohtaiskyselyyn vastaajille esitän lämpimät kiitokset! Kaikille toivotan voimia, viisautta ja rohkeutta henkilöstötiedon hyödyntämiseen johtamisessa ja päätöksenteossa sekä seurakunnan toiminnan kehittämisessä. Siinä on kirkon henkilöstökulut huomioon ottaen miljoonat pelissä!

Oili Marttila
Neuvottelupäällikkö 
Kirkon työmarkkinalaitos

Kirkossahan ollaan ajan hermolla, huomasin ajattelevani, kun olin viime syksynä mukana todistamassa kaikille kirkon työntekijöille tarkoitetun Tulevaisuuden työelämätaidot -verkkovalmennuksen lanseeraamista. Minulle, yritysmaailmasta seurakuntaan vastikään siirtyneelle HR-ammattilaiselle, oli iloinen yllätys, että täällä tulevaisuuden työelämätaitoja voisivat oppia kaikki tehtävistä ja työnantajan koosta riippumatta ja että oppimisessa olisi mahdollisuus hyödyntää pienetkin hetket. Päätin heti tarttua ”härkää sarvista” ja edistää asiaa omalla työpaikallani Salon seurakunnassa.

Tulevaisuus omissa käsissämme

Työelämän murros heijastuu kaikkiin ammatteihin. Tulevaisuudessa – ja oikeastaan jo nyt – työelämä edellyttää meiltä mm. kykyä oppia uutta, hallita omaa ajankäyttöä, tunnistaa oleellinen ja ajatella kriittisesti (ns. metataidot). Tiedollisia eli kognitiivisia toimintoja ja sosiaalisia taitoja tarvitaan entistä useammin myös sellaisissa tehtävissä, jotka ovat aiemmin olleet manuaalisia tai fyysisiä. Lisäksi yhteistyö- ja vuorovaikutustaitojen merkitys korostuu, kun ryhmä- ja tiimityöskentely lisääntyy ja erilaisten työryhmien kokoonpanot ovat vaihtelevia.

Tulevaisuuden työelämän avaintaitoja nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä ovat itseohjautuvuus, jatkuva oppiminen, sisäinen motivaatio ja sosiaalinen älykkyys. Juuri näitä taitoja kirkossa lanseeratun verkkovalmennuksen avulla on mahdollista kehittää. Valmennuksen takana ovat Kirkon työelämä 2020 -ohjelman toimijat eli kirkon pääsopijaosapuolet ja Työturvallisuuskeskus. Filosofian Akatemian asiantuntijat ovat laatineet valmennusmateriaalit.

Oppia ura kaikki

Niin meillä kuin muissakin seurakunnissa haasteena on jäsenmäärän lasku ja samaan aikaan monimuotoistuva ”asiakaskunta” tarpeineen. Tässä tilanteessa tarvitaan henkilöstö- ja muiden resurssien ennakointia, siirtymistä reagoinnista proaktiivisuuteen, ja uusien työvälineiden ennakkoluulotonta käyttöönottoa. Tärkeää on myös toimintatapojen uudistaminen ja tiiviimpi yhteistyö oman työalan, koko seurakunnan ja kirkon sekä mahdollisten muiden toimijoiden kesken.

Tarvitaan myös muutosta oppimiseen. Sen tulisi olla jatkuvaa ja kaikkia koskevaa, toisin kuin nyt, jolloin osa henkilöstöä on kehittänyt ammatillista osaamistaan niin ajankohtaiskoulutusten kuin ammatillisten lisä- ja täydennyskoulutusten kautta, samalla kun osa henkilöstöstä ei ole hyödyntänyt kouluttautumismahdollisuutta juuri lainkaan.

Miten liikkeelle?

Yhdessä talousjohtajan ja kirkkoherran kanssa linjasimme, että Tulevaisuuden työelämätaidot -valmennus otetaan meillä koko organisaation käyttöön. Valmennus kirjattiin myös osaksi tämän vuoden henkilöstön kehittämissuunnitelmaa.

Erilaisten muutosten jalkauttamisessa suositellaan hyödyntämään organisaation omia muutosagentteja. Meillä tämän roolin saivat seurakunnan toiminnalliseen johtoon (ToJo) kuuluvat työalojen esimiehet, lähiesimiehet sekä muiden toimintojen vastuuhenkilöt. Valjastimme heidät toimimaan esimerkkinä verkkokoulutuksen suorittamisessa ja aloittamaan koulutuksen ennen muuta henkilöstöä. Ideana oli, että ToJon väki nostaa omia kokemuksia, oppimista sekä pohdintoja niin virallisiin kuin epävirallisiin keskustelupöytiin.

Esittelin tojolaisille valmennuksen Karoliina Jarenkon johdantoluennon materiaaleja hyödyntäen. Valmennus ja uuden oppimiseen lähteminen herättivät keskustelua. Isossa porukassa löytyi sekä epäileviä Tuomaita että innokkaita aloittajia. Päätimme äänestää siitä, mistä moduulista lähtisimme liikkeelle. Valmennuksen kolmesta kokonaisuudesta eniten ääniä sai kommunikaatio- ja vuorovaikutustaidot.

Sovimme, että työalojen esimiehet esittelevät – halutessaan HR:n tuella – koulutuskokonaisuuden tiimeilleen ja yhdessä tiiminsä kanssa valitsevat heille ajankohtaisimman moduulin, josta aloittaa. Tarjouduin myös sparraamaan esimiehiä valmennuksen herättämissä kysymyksissä. Lisäksi olen lobannut valmennusta erilaisissa tapaamisissa niin omassa organisaatiossa kuin toisten seurakuntien edustajia tavatessani.

Kokemuksia matkan varrelta ja käytännön vinkki esimiehille

Olin erään työalan kokouksessa esittelemässä valmennusta. Katsoimme yhdessä ensimmäisen videon sisäisestä ja ulkoisesta motivaatiosta. Sen esimerkit kodin siivouksesta rankan työpäivän jälkeen viinilasi motivaattorina herättivät sekä hilpeyttä että vakavampaa pohdintaa siitä, miten haastavaa on tehdä valmennusta näin moniammatilliselle porukalle kuin mitä seurakunnan työyhteisö on.

Toisen työalan kokouksessa esimies kyseli, kuinka moni oli hänen ohjeidensa mukaan käynyt rekisteröitymässä valmennukseen. Kovin moni ei ollut. Seurasi hyvää keskustelua siitä, miksi ei. Pääsin myös vastaamaan kysymykseen, onko tämä valmennus pakollista vai vapaaehtoista. Kerroin, että tämä on katsottu meillä erittäin tärkeäksi: ToJo on siihen sitoutunut ja valmennus on osa tämän vuoden henkilöstön kehittämissuunnitelmaamme. Näen tämän mahdollisuutena kehittää taitojamme yhdessä ja erikseen sekä pärjätä paremmin muuttuvassa työelämässä. Olisin saattanut vielä lisätä, että tämä on ollut niin iso satsaus tekijöiltään, että olisi typerää jättää hyödyntämättä tilaisuutta.

Osa harvemmin kokoontuvista tiimeistä on päättänyt katsoa videot ensin itsenäisesti ja käydä tämän jälkeen yhteistä keskustelua. Osa on päätynyt käymään valmennusta läpi kokouksissaan video kerrallaan, käyden samalla esimiehen johdolla vuoropuhelua videoiden yhteydessä olevien harjoitusten ja keskusteluteemojen tukemana.

Tässä vielä täsmävinkki esimiehille: suosittelen lämpimästä valmistautumaan haastaviin keskusteluihin katsomalla videon 3.3 Vaikuttavan kommunikaation perusteet: Palautedialogi, jossa Iida Mäkikallio antaa selkeitä vinkkejä toisen näkökulman tavoittamiseen, havaintojen ja tulkintojen erottamiseen toisistaan sekä oman osuuden miettimiseen valmiiksi. Erityisen haastavan tapaamisen jälkeen kannattaa palata videon ja harjoitusten pariin ja pohtia, miten keskustelu meni ja voisiko seuraavalla kerralla tehdä jotain toisin.

Rohkea rokan syö – ota haaste vastaan

Vaikka meillä on aloittamisen osalta ilmennyt joitakin teknisiä haasteita, niin kaikkein suurin haaste tähän mennessä lienee ollut ihan se perinteinen: uuden aloittamisen vaikeus.

Tulevan viikon ToJo:ssa kartoitan laajemmin, miten prosessi on edennyt eri tiimeissä ja millaisia keskusteluja eri videot ja niihin liittyvät tehtävät ovat herättäneet. Uskon, että matkamme on vasta alussa, mutta jo nyt haluan rohkaista kaikenkokoisia kirkon työyhteisöjä tutustumaan ja hyödyntämään kehittämisessään maksutonta, aika- ja paikkariippumatonta Tulevaisuuden työelämätaidot –valmennusta tukimateriaaleineen. Jos jostain syystä koko työyhteisö ei valmennusideasta syttyisikään, voi siihen lähteä mukaan pienemmillä kokoonpanoilla esim. johtoryhmä, lähiesimiehet, yksittäisen työalan tai tiimin työntekijät tai kuka tahansa yksittäinen työntekijä vaikkapa haastamalla kollegan toisesta seurakunnasta osallistumaan ja vaihtamaan ajatuksia opintopolun varrella.

Kirsi Forss
henkilöstöpäällikkö, Salon seurakunta