Suunnitelmallinen perehdytys tukee koko työyhteisöä

”Uudessa työpaikassa yksi tärkeimmistä asioista on tietää, keneltä voi kysyä. Kuka vastaa mistäkin asiasta?
Kuka tietää, miten täällä toimitaan kunkin asian kanssa? Kuka auttaa eteenpäin työsuhteeni alussa, jos en
löydä itse ratkaisua työhöni liittyvässä tilanteessa? Muun muassa näihin asioihin keskityttiin
perehdyttämisessäni. Oli myös hienoa saada selkeä ja kattava kuva siitä, miten muut työalat toimivat ja
mitä heidän työarkeensa kuuluu.” Hanna Parviainen, tiedottaja.

Perehdytyksen merkityksellisyys työhyvinvoinnin rakentajana on laajasti tunnettua ja tunnustettua.
Perehdytys onkin tuttua puuhaa joka työyhteisössä. Vain sen laatu vaihtelee puuhastelusta johdettuun
toimintaan. Meillä Kangasalan seurakunnassa käytössä olevan perehdytysmallin tekee laadukkaaksi sen
suunnitelmallisuus ja jäsentyneisyys. Tässä perehdytysmallissa vanha sanonta ”hyvin suunniteltu on
puoliksi tehty” tarkoittaa muun muassa sitä, että prosessia on helppo muokata – niin perehdytettävän
osaamis- kuin myös työtarpeiden mukaan. Perehdytysmallimme itsessään tukee joustavaa tapaa toimia,
rakenteiden kuitenkin pitäessä huolen siitä, että mikään suunniteltu osa-alue ei jää unohduksiin
joustettaessakaan.

Perehdytys on prosessi

”Perehtyminen oli prosessi, joka kesti kolme-neljä kuukautta työsuhteen alkamisesta. Sen aikana
tutustuttiin omatoimisesti seurakunnan eri työmuotoihin, strategiaan, työajatukseen ja tavoitteisiin eri
työntekijöiden kanssa. Perehdytyksessä avainasemassa oli perehdytysvihko, johon oli koottu eri osa-alueet,
joihin prosessin aikana tuli perehtyä. Vihossa oli myös aiheesta vastaavien työntekijöiden nimet. Auttoi, kun
sai työmuodoista vastaaville ihmisille kasvot. Tämä oli perehtymisen ehdoton vahvuus.” Antti Timonen,
nuorisotyönohjaaja.

Kangasalan seurakunnan nykyinen perehdytysmalli on ollut käytössä tammikuusta 2016 alkaen. Alun perin
perehdytystä lähdettiin suunnittelemaan se tosiasia mielessä, että uudet työntekijät ovat tiedoiltaan ja
taidoiltaan hyvin erilaisia. Osa on ollut vuosiakin samoissa tehtävissä jossakin toisessa seurakunnassa ja osa
on ensimmäistä kertaa kirkon töissä.

Perehdytyssuunnitelmapohja muotoutui prosessiksi, jota on helppo muokata työntekijän tarpeiden
mukaan. Henkilöstöpäällikkö ja esimies suunnittelevat ja aikatauluttavat perehdytyksen. He merkitsevät
tavoiteaikataulun ja perehdytettävät alueet työntekijän perehdytyssuunnitelmaan. Kutsumme
henkilökohtaista perehdytyssuunnitelmaa kotoisasti nimellä heps.

Eväitä arjen työhön

”Perehdytys on ollut todella laaja ja monipuolinen. Sen aikana on päässyt perehtymään Kangasalan
seurakuntaan monen eri työntekijän, työalan ja toiminnan näkökulmasta. Koen tämän hyvin tärkeänä,
koska omaa työtä tehdessä on välttämätöntä tuntea ja tietää myös mitä muut tekevät ja miten oma
toimintani vaikuttaa muihin. Esimerkiksi viestinnän osalta näkyy heti negatiivisena, jos ei ole tiedossa, kelle
pitäisi osata infota asioista ja milloin.” Heidi Pitkänen, seurakuntapastori

Vaikka perehdytysmalli on joustava, siinä on vielä viilattavaakin. Sekä perehdyttäjän että perehdytettävän
kannalta on tärkeätä, että asiat esitetään siten, että erilaiset työntekijät saavat perehdytyksestä irti asioita,
jotka kantavat juuri hänen arjen työssään.

”Perehdytysporukassa on monen mittaisissa työsuhteissa olevia ja pidemmänkin työuran jo tehneitä sekä
aivan uusia työntekijöitä. Tämä aiheuttaa luonnollisesti haasteita perehdytyksen sisällön suunnittelulle
esimerkiksi seurakuntahallinnon ja talousasioiden suhteen, kun osalle tieto on jo hyvin sisäistynyt ja osalle
tulee aivan uutena.” Heidi Pitkänen, seurakuntapastori

Useamman henkilön läsnäolo perehdytysporukassa luo haasteen perehdyttäjälle. Toisaalta se myös
parhaimmillaan tarjoaa mahdollisuuden uusiin näkökulmiin ja jopa oivalluksiin.

”Perehdyin yhdessä toisen uuden työntekijän kanssa, mikä loi hieman haastetta aikataulujen sopimiseen.
Kuitenkin yhteinen perehdytys oli hyvä ja toimiva: aivan toista työtä tekevällä perehtyjällä on erilaiset
kysymykset liittyen perehdyttävään aiheeseen, joten noin tunnin mittaisissa hetkissä käytiin tutustuttavaa
työmuotoa läpi hyvin monipuolisesti. Plussana oli myös yhteen työkaveriin tutustuminen todella hyvin, kun
yhdessä kierrettiin ihmettelemässä asioita.” Antti Timonen, nuorisotyönohjaaja

Tiedon jakaminen parantaa hyvinvointia

Organisaation kannalta oleellinen tieto varastoituu työntekijöihin, mistä syystä organisaatio on riippuvainen
sen työntekijöistä. Tämän vuoksi organisaation pitää tehdä hiljainen tieto näkyväksi ja sitä kautta vähentää
riippuvuuttaan yksittäisen työntekijän osaamisesta ja tiedosta.

Oleellista on hahmottaa se tosiasia, että kaikkea hiljaista tietoa ei voida johtaa tai hallita, sillä sitä kaikkea ei
voi erottaa yksittäisestä ihmisestä. Hiljaista tietoa voi kuitenkin arkipäivän työelämässä tehdä tehokkaasti
näkyväksi esimerkiksi perehdytysprosesseissa.

Hiljaisen tiedon näkyväksi tekemistä ja jakamista voidaan perustella monin tavoin. Jaettaessa asioita
työntekijöiden erilainen osaaminen ja työtehtävät tulevat näkyviksi, jolloin niitä voidaan myös kehittää ja
hyödyntää organisaatiossa laajemminkin. Osaamisen ja tiedon jakamisen on tutkitustikin todettu
parantavan työyhteisön hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Osaamisen ja tietämyksen lisääminen lisää myös
arvostavaa ilmapiiriä.

Käytännössä niin sanottujen kirjoittamattomien käytäntöjen läpikäyminen on osoittautunut haasteelliseksi
monestakin syystä. Vaikka seurakunnilla on samankaltaisia toimintatapoja, niissä on kuitenkin sekä
toiminnan että hallinnon näkökulmasta eroja.

”Perehdytyksen haaste on myös ns. ”kirjoittamattomien käytäntöjen” julki tuominen, mikä on jopa
tärkeämpää kuin niiden ylöskirjoitettujen asioiden sanoittaminen. Tässä on Kangasalan perehdytyksessä
onnistuttu osittain. Jos perehtyjä kysyy ennakkoluulottomasti ”tyhmiä” kysymyksiä, saa enemmän selville
kuin perehdyttäjä oivaltaa ehkä kertoakaan niistä asioista, jotka ovat hänelle itselleen niin selviä, ettei niitä
edes osaa sanoittaa toiselle.” Heidi Pitkänen, seurakuntapastori

Hyvällä perehdytyksellä vaikutetaan myös toiminnan tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen

”Perehdyttämisprosessimme on mielestäni toimiva. Se vie jonkun aikaa ja vaatii uudelta työntekijältä
aktiivisuutta mutta se myös palkitsee. Ihmiset tulevat tutuksi, muiden tekemä työ ei jää myöskään
arvoitukseksi ja keskustelu siitä, missä on esimerkiksi nuorisotyön ja diakonian yhteinen rajapinta oli
mielenkiintoista ja tärkeää.” Antti Timonen, nuorisotyönohjaaja

Mitä kiinteämmän suhdeverkoston organisaation työntekijät muodostavat, sitä saumattomammin
organisaatio kykenee toimimaan ja sitä kautta reagoimaan yhtenäisesti ja nopeasti.

Pääomasta puhuttaessa monesti viitataan materiaaliseen pääomaan, kiinteistöihin, koneisiin ja niin
sanotusti ”viivan alle jäävään tulokseen”. Tämän päivän organisaatioissa tietopääomalla on suuri merkitys –
eikä vähiten silloin, kun puhutaan työvoimavaltaisesta seurakuntatyöstä. Tietopääomalla on suuri merkitys
seurakunnan kykyyn käyttää sen resursseja uusien ideoiden ja innovaatioiden tuottamiseksi. Toki myös
olemassa olevan toiminnan toteutuksessa, tehdäänkö se tehokkaimmalla ja parhaimmalla tavalla.
Puhaltaako koko porukka koko voimallaan yhteen hiileen, onko meidän seurakunnassa yksi plus yksi
enemmän kuin kaksi.

Osaamisen, suhteiden ja tiedon virtauksen kokonaisuuden johtaminen on avain organisaation
tietopääoman hallintaan. Tiedon virtauksella tässä tarkoitetaan organisaatiossa liikkuvaa tietoa.
Yksisuuntaisesti virtaavassa tiedossa tieto välittyy johdolta työntekijöille. Kaksisuuntaisesti virtaavassa
tiedossa tieto liikkuu myös alhaalta ylöspäin. Monisuuntaisesti virtaavassa tiedon mallissa tietoa välittyy
edellä mainittujen suuntien lisäksi myös horisontaalisesti. Monipuolinen ja hyvissä ajoin, järjestelmällisesti
ja suunnitelmallisesti tehty perehdytys tukee monisuuntaisesti virtaavaa tietoa.

Sari Lehtinen
Henkilöstopäällikkö
Kangasalan seurakunta


Kangasalan seurakunnan perehdyttämissuunnitelma

  • Ollut käytössä tammikuusta 2016 lukien
  • Perehdytykseen kuuluvat henkilökohtainen perehdytyskansio ja -suunnitelma, oma tutor sekä
    loppuarviointi
  • Perehdyttämisessä tutustutaan jokaiseen työalaan sekä muun muassa kiinteistöiden toimintaan,
    työturvallisuuteen ja henkilöstöasioihin.
  • Ajallinen kesto vaihtelee, keskimäärin noin kaksi kuukautta.

JÄTÄ KOMMENTTI

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.