Utajärven kirkkoherra Heikki Nissinen tutustui lokakuussa Papiston päivillä Ideasalkkuun. Projektipäällikkö Katri Meripaasi neuvoi, miten idea lisätään, miten sitä kommentoidaan ja arvioidaan. Kuva: Minna Rissanen
Seurakuntien työntekijät ovat voineet kesäkuusta lähtien kirjata tietotyön kehittämiseen liittyvät ideat koko kirkon laajuisesti julkaistuun Ideasalkkuun. Ideasalkun kautta kaikki seurakuntien työntekijät näkevät kirjatut ideat sekä voivat arvioida ideoiden hyödyllisyyttä ja käyttökelpoisuutta.
Ideasalkku on Kirkkohallituksen tietohallinnon hankkima työkalu seurakuntien käyttöön. Tarkoituksena on, että seurakunnat voivat osallistua mahdollisimman laajalti kirkon kehittämistoimintaan. Ideasalkun kautta kehittämisaihiot tulevat läpinäkyviksi kaikille, ja seurakuntien tarpeet tulevat esille aiempaa paremmin.
Jokainen idea käsitellään
Ideasalkku on alun perin perustettu seurakuntien tietotyön kehittämiseksi, mutta sinne voi kirjata myös muita seurakuntien toimintaa kehittäviä ideoita. Kirkkohallituksen tietohallinnon projektitoimisto vastaa Ideasalkun ylläpidosta ja ideoiden ohjaamisesta oikeille tahoille. Ideoiden toteutuskelpoisuutta ja hyödyllisyyttä arvioidaan yhdessä seurakuntien edustajien kanssa erilaisissa ohjausryhmissä ja asiakastyöryhmissä.
– Jokainen idea käsitellään ja käsittelyn etenemisestä kerrotaan Ideasalkun sivuilla. Toivon, että seurakuntien työntekijät kirjaavat seurakunnan työtä tai toimintaa kehittävät ideat Ideasalkkuun. Pienestäkin ideasta voi kehittyä merkityksellinen koko kirkkoa hyödyttävä asia, projektitoimistosta vastaava projektipäällikkö Katri Meripaasi kannustaa.
Tällä hetkellä Ideasalkussa suosituimpana ideana on yhteen z-tunnukseen siirtyminen. Se on saanut jo yli 350 ääntä ja lukuisia kommentteja. Lisäksi paljon ääniä saaneita ovat ideat mobiilikolehdista ja hautaustoiveesta. Nämä ideat ovat olleet jo kertaalleen Kirkon tietohallinnon ohjausryhmän käsiteltävinä. Yhteen z-tunnukseen siirtymistä selvitetään; mobiilikolehti- ja hautaustoiveideoiden osalta odotetaan vielä lisäkommentteja ja arviointeja Ideasalkkuun.
Ideasalkkuun kirjaudutaan työntekijän z-tunnuksella ja siihen liittyvällä salasanalla. Ideasalkku toimii KIRKKO-verkossa. Ideasalkun osoite on http://idea.evl.fi
Ilmaiset työkalut seurakunnille
Ideasalkun käyttöönotto on ollut osana kirkon projektitoiminnan kehittämistä. Tietohallinto tarjoaa seurakuntien käyttöön veloituksetta myös Projektisalkun, jonka avulla voidaan hallinnoida sekä pieniä että laajoja ja suuria projekteja.
Projektipäällikkö ja projektiryhmä sekä projektin johto voivat seurata salkusta projektisuunnitelmaa, projektin etenemistä, resursseja, työtunteja, riskejä ja kustannuksia. Projektisalkku sisältää dokumenttipohjat projektin tarpeisiin.
Projektisalkun osoite on https://evl.thinking1.com. Salkkuun kirjaudutaan evl.fi-sähköpostiosoitteella ja sen salasanalla.
Projektisalkun lisäksi saman työkalun kautta on saatavilla myös Sovellussalkku, joka on tarkoitettu organisaation vastuulla olevien sovellusten ja rekistereiden tietojen dokumentointiin ja tarkasteluun. Sovellussalkussa on otettu huomioon myös tietosuoja-asetukseen liittyvät asiat. Pääasiallisia käyttäjiä ovat sovellusten ja rekisterien omistajat ja vastuuhenkilöt. Sovellussalkkua käyttämällä kaikki kirkon sovellusten ja rekisterien ajantasaiset tiedot saadaan yhteen paikkaan.
Sovellussalkun osoite on https://evl_ict.thinking1.com. Sovellussalkkuun kirjaudutaan evl.fi-sähköpostiosoitteella ja sen salasanalla. Sovellussalkku ja Projektisalkku ovat molemmat ThinkingPorftfolion tuotteita ja toimivat samassa näkymässä. Sen vuoksi ne eivät voi olla yhtä aikaa auki samassa selaimessa.
Salkut helposti käyttöön
Seurakunnat voivat ottaa Ideasalkun, Projektisalkun ja Sovellussalkun välittömästi käyttöönsä. Kaikilla seurakuntien työntekijöillä on pääsy salkkuihin. Kuka tahansa seurakunnan työntekijä voi lisätä oman projektinsa Projektisalkkuun ja alkaa hyödyntää saman tien työkalun ominaisuuksia. Samoin kuka tahansa voi kirjata sovelluksen tai rekisterin dokumentaation Sovellussalkkuun.
– Ideasalkun, Projektisalkun ja Sovellussalkun käyttö on tehty niin helpoksi, että ne eivät vaadi erityistä koulutusta. Projektisalkussa ja Sovellussalkussa käyttäjän apuna ovat ohjelmien sisälle upotetut ohjeet, Katri Meripaasi neuvoo.
Lisätietoja:
- Nauhoite 16.10.2018 pidetystä projektitoimiston järjestämästä Ideasalkun, Projektisalkun ja Sovellussalkun infotilaisuudesta (toimii KIRKKO-verkossa).
- Salkut veloituksetta seurakuntien käyttöön
- projektitoimisto.kirkkohallitus@evl.fi
Minna Rissanen
Hankeviestintäpäällikkö
Talousosasto, Kirkkohallitus