Miten seurakuntien verkkohankkeessa tehdään tuotekehityspäätökset?

Priorisointia verkkhankkeessa

Miten priorisoida verkkohankkeen yhteistä tuotekehitystä, kun hyviä ideoita satelee, mutta seurakuntien toiveet ovat keskenään erilaisia? Työajan ja budjetin rajallisuus lisäävät haastetta. Vahvoja mielipiteitä ja päteviä perusteluja tuotekehityksen priorisointiin tulee kaikkialta. Välillä mielessä saattaa soida virsi 454 uusin sanoin ”Toiveita on paljon, mutta tehtäväjono on yksi..”.

Ketkä päättävät tuotekehityksestä?

Hankkeen johtoryhmä raamittaa kehitystyötä puolivuosittain. Puolivuotiskauden aikana palvelun suunnittelu- ja toteutusporukka priorisoi ja aikatauluttaa kehitystyötä jatkuvasti. Päätökset syntyvät yhteistyössä ja keskustellen verkkohankkeen ammattitaitoisen tekijäjoukon parissa. Apuna päätöksenteossa käytetään seurakuntalaisilta saatua käyttäjätietoa sekä pilottiseurakuntien kokemuksia seurakuntatyön arjesta. Esimerkiksi maaliskuussa kerättiin verkkokyselyllä hankkeen pilottiseurakunnilta tarkempaa taustatietoa priorisoinnille.

Kehitystyötä ohjaa luonnollisesti myös käytettävissä oleva budjetti. Budjettipuolta valvovat lähinnä Ambientian projektipäällikkö Sami Pippuri sekä kirkon puolelta hankepäällikkö Sami Kallioinen.

Scrum-projektimalliin kuuluu oleellisesti suunnittelijoiden ja toteuttajien mukana olo yksityiskohtien päätöksenteossa. Vaikka päätökset pitkälti syntyvät yhteisen keskustelun tuloksena, on vastuu päätöksistä ja oikean suuntaisesta etenemisestä Scrumissa tuoteomistaja -nimisellä roolilla. Tuoteomistaja vastaa siitä, että tuotekehityksessä tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan. Valtuudet yksittäisten ominaisuuksien päätöksiin on siis yhdellä ihmisellä. Tämä nopeuttaa etenemistä huomattavasti, kun jokaista asiaa ei tarvitse valmistella esityslistoille. Toisin sanoen päätökset syntyvät ketterästi ja asiantuntemustasolla. Verkkohankkeessa tuoteomistajan roolia on hoitanut huhtikuulle saakka Mervi Korpiaho, jatkossa tuoteomistajana toimii Titti Kallio.

Tuoteomistaja -nimitys tulee siis Scrum-projektimallista (Product Owner), eikä se tarkoita palvelun varsinaista omistajuutta. Seurakunnat omistavat omat verkkopalvelunsa, vaikka palvelu olisi toteutettu Seurakuntien verkkohankkeessa Lukkarilla.

Haastavinta juuri verkkohankkeen päätöksenteossa on löytää ratkaisut, jotka toimivat kaikissa seurakunnissa. Verkkopalveluja on tehty seurakunnissa pitkään ja monet yksityiskohdat on ratkaistu seurakunnissa eri tavalla ja siihen on hyvät perustelut. Pieniäkin päätöksiä joudutaan välillä puntaroimaan hyvin monesta näkökulmasta.

Mitä näkökulmia tuotekehityksen priorisointipäätöksiin liittyy?

Hankkeen tavoitteet ohjaavat tuotekehityksen priorisointia. Monesti yksityiskohdat ovat melko kaukana ylätason tavoitteista, joten päätökset syntyvät konkreettisempien näkökulmien kautta. Jos tehtävä on yhdestä näkökulmasta erittäin kiireellinen ja tarpeellinen, voi se toisesta näkökulmasta olla jopa haitallinen pidemmän päälle, tai se voi aiheuttaa turhaa työtä väärään aikaan. Asioita tulee suhteuttaa kokonaisuuteen ja myös kokonaiskuvaa eli tuotevisiota tulee päivittää jatkuvasti. Tähän prosessointiin liittyy esimerkiksi seuraavia näkökulmia.

Kohderyhmä, vaikuttavuus
Hyötyykö ominaisuudesta palvelun sisältöstrategian mukainen kohderyhmä? Onko siitä näyttöä vai luulemmeko vain?

Onko aika kypsä? Tiedämmekö tarpeeksi?
Voiko toteutusta pilkkoa pienempiin osiin, jolloin voimme toteuttaa vain sen, mistä olemme nyt varmoja? Tarvitaanko ominaisuuta pian vai myöhemmin?

Tarpeen laajuus ja syvyys
Miten moni ylläpitäjä tai seurakunta hyötyy ominaisuudesta? Miten suuri merkitys asialla on eri seurakuntien työn kannalta? Voiko asian hoitaa muilla tavoilla helpommin (aina digitalisointi ei helpota työtä)?

Käyttöönoton edellytys
Onko ominaisuus kynnyskysymys palvelun laajemmalle käyttöönotolle?

Resurssit ja suunnitelman valmiustaso
Onko työprosessilla tai sisällöllä omistajat ja tekijät? Miten paljon on avoimia asioita eli miten aikaisin selvittely tulee aloittaa?

Kirkon strategia ja painopisteet sekä verkkohankkeen ydintavoitteet
Toteuttaako ominaisuus merkittävästi kirkon strategisia tavoitteita ja painopisteitä? Onko asia verkkohankkeen ydintä vai kannattaisiko asia toteuttaa eri hankkeessa?

Kustannussäästöt
Tuoko ratkaisu säästöjä seurakunnalle tai kirkolle, vai aiheuttaako ratkaisu jatkuvia kustannuksia tai kehitystyön monimutkaistumista eli lisäkustannuksia pidemmän päälle?

Tekninen johdonmukaisuus ja tehokkuus
Onko asia edellytys jollekin pian tarvittavalle ominaisuudelle? Onko vastaavia muita tarpeita eli saataisiinko yhdellä toteutuksella kaksi asiaa? Onko asia edellytys teknisen arkkitehtuurin kestävälle rakentamiselle?

Yhteistyöhön tai resursseihin liittyvät aikataulut
Onko ominaisuus aikasidonnainen resurssien tai yhteistyöhankkeiden osalta? Toisin sanoen ajaako aika ohi, jos sitä ei nyt tehdä? Koska se voidaan seuraavan kerran tehdä jos se ei nyt onnistu – onko se silloin liian myöhään?

Lukkarin kehittäminen on hyvä nähdä prosessina, joka jatkuu myös projektin jälkeen. Nyt tehdyt ominaisuudet toimivat todennäköisesti useassa seurakunnassa, mutta joidenkin seurakuntien käytännöt ja tarpeet tarvitsevat vielä jotain lisää. Myös netin käyttötavat muuttuvat ja seurakunnat muuttuvat. Tästä johtuen jatkuva kehitystyö on tarpeen. Kaikki seurakunnat eivät siis saa kaikkea heti, mutta yhteistyöllä on mahdollista saada paljon enemmän kuin kukin seurakunta yksinään.

Mistä seurakunta päättää?

Lukkarin käyttöönottava seurakunta päättää itsenäisesti monista asioista esim. palvelun väristä, pääkuvasta ja verkko-osoitteesta. Lisäksi seurakunta voi muun muassa valita, ottaako se käyttöön kirkon yhteisen kuvapankin, tummat vai vaaleat tehostevärit jne. Oleellisin palvelun rakenteeseen liittyvä valinta koskee sivustomallia. Tällä hetkellä siihen on olemassa neljä vaihtoehtoa.

Lukkarissa on hankkeen yhteistä sisältöä ja paikallista sisältöä. Seurakunnan voivat päättää paikallisesta sisällöstä varsin vapaasti. Seurakunta päättää itse, miten kattavasti paikallista sisältöä tuotetaan. Hankkeen puolesta tehdään kuitenkin mallisisältöjä myös paikallisen sisällön esittämiseen. Näihin mallisisältöihin ja -asetteluihin haetaan vahvistusta testaamalla niitä seurakuntalaisilla.

Pilottiseurakuntien yhteyshenkilöt ovat päässeet mukaan vaikuttamaan Lukkarin ominaisuuksien ja palvelun sisältörakenteen kehittämiseen. Pilottien valmistuttua työ jatkuu pääkäyttäjäryhmässä, joka on tarkoitus muodostaa seurakuntien ja Kirkon tiedotuskeskuksen nettiosaajista.

Kiinnostaako päätöksenteko?

Kaikkia päätöksiä ja valintoja ei tehdä hankkeen aikana vaan työ jatkuu ensi vuonna ja siitä eteenpäin. Lukkarin taustalla oleva Liferay-tekniikka mahdollistaa erilaisia esitystapoja ja ominaisuuksia. Näitä toimintoja muokkaamaan pääsee kuitenkin vain pääkäyttäjäryhmä, joka jatkossa tekee päätökset siitä, mitä kaikkea palvelussa jatkossa on.

Pääkäyttäjäryhmään ovat tervetulleita kaikki seurakuntien nettivastaavat. Ilman seurakuntien antamaa työpanosta Lukkarin hallinta ei tule onnistumaan. Tarkemmin tehtävät ja niihin kuluva työaika määritellään alkukesän tai syksyn aikana. Siihen saakka aihetta voi kommentoida hankkeen Facebook-ryhmässä tai sähköpostilla verkkohanke@evl.fi.

 

JÄTÄ KOMMENTTI

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.