Olemme Janakkalan rovastikunnan seurakunnissa olleet jo vuoden verran enemmän tai vähemmän into piukeina haudan partaalla. Tai oikeammin olemme kulkeneet matkaa kuolemasta hautaan ja aina haudan hoitoon saakka Innovaatiot hautauspalveluissa -hankkeessamme. Kolmivuotinen hankkeemme päättyy keväällä 2018.
Hanke sai kipinän Työturvallisuuskeskuksen ja Kirkon työmarkkinalaitoksen tilaisuuden yhteydessä käydystä keskustelusta. Aloite tuli siis muualta kuin rovastikunnan seurakunnilta – tarpeesta huolimatta.
Innovaatiot hautauspalveluissa -hankkeessamme olemme syynänneet rovastikunnan neljän seurakunnan Janakkalan, Riihimäen, Lopen ja Hausjärven hautauksiin liittyviä käytäntöjä. Olemme päässeet hämmästelemään, kuinka paljon toimintatavat eroavat toisistaan samankin rovastikunnan seurakuntien kesken. Ilahtuneita olemme olleet siitä, kuinka paljon hautaamiseen liittyvää rautaista osaamista meidän seurakunnissamme on.
Miksi tällainen vaiva? Yksinkertaisesti siksi, että haluamme kehittää hautaukseen liittyviä toimintatapoja seurakunnissamme. Pyrimme tunnistamaan palvelupolut asiakkaidemme ja palvelun tarjoajan eli seurakuntien näkökulmasta. Teemme työmme näkyväksi, jotta voimme kehittää sitä. Perimmäisenä, ehkä vähän idealistisenakin tavoitteena on vaikuttaa hautauksen palvelupolkujen yhdenmukaistamiseen laajemmin koko kirkon tasolla. Tavoitteena on luoda selkeät ohjeet, jotka helpottavat ja selkiyttävät yhteydenpitoa omaisiin ja muihin hautauksiin liittyviin tahoihin. Tavoitteena on myös selkiyttää toimintaa seurakuntien sisällä, poistaa päällekkäisiä toimintoja ja sujuvoittaa prosesseja.
Yhdessä uutta ideoimassa
Hankkeessamme on ollut mukana moniammatillinen joukko Janakkalan rovastikunnan seurakuntien ja yhteistyökumppaneiden hautauksen ammattilaisia hautureista kirkkoherroihin, kanttoreista toimistosihteereihin ja paljon muita siitä väliltä. Mallinnukseen hankimme osaamista Työterveyslaitokselta. Rahoitusta olemme saaneet Työsuojelurahastolta ja Kirkkohallitukselta ja henkistä tukea Kirteko-ohjelman toimijoilta.
Matkaa kohti seurakuntien yhteistä hautauksen palvelupolun mallia on tehty muutospajamenetelmällä yhteisissä työpajoissa työskennellen. Pajaprosessi on tuonut seurakuntiin uudenlaista yhteisen työn analyysiin ja kokeilevaan kehittämiseen perustuvaa kehittämisen tapaa. Lisäksi pajoissa on avautunut eri henkilöstöryhmille näkemys siitä, mitä yhteisen työn tekeminen tarkoittaa, ja miten paljon eri työvaiheita kuhunkin tehtäväalueeseen kuuluukaan.
Yhteinen arviomme tähän mennessä tehdystä on ollut voittopuolisesti myönteistä. Erityistä innostusta ovat herättäneet kokeilut, joissa on ollut testissä uudenlaisia yhdessä ideoimiamme toimintatapoja. Esimerkkeinä kokeiluistamme ovat: suruesitteen laatiminen, siunauskeskusteluajan varaaminen jo ensimmäisessä yhteydenotossa seurakuntaan ja omaisten musiikkivalintojen tueksi laadittu siunausmusiikkilista. Nämä ovat niitä innovaatioita, jotka hankkeemme nimessäkin mainitaan.
Miten tästä eteenpäin? Jatkamme työpajaprosessilla käynnistetyn yhtenäisen hautauksen palvelupolun mallin rakentamista kehittämisryhmän ja ohjausryhmän toimesta. Selvää on, että joitakin prosessivaiheita on vielä tarpeen tarkentaa ja työstää.
Nyt olisi hyvä hetki saada myös palautetta muilta työpaikoilta ja toimijoilta. Siihen on mahdollisuus Turun Kirteko-verkostotapaamisessa 21.3, jonne kannattaa ilmoittautua heti palvelutunnuksella ID5149. Myöhemmin syksyllä olemme mukana Tampereen hiippakunnan järjestämässä hautaustoimen tilaisuudessa. Pikkuhiljaa palvelupolkumallin käytänteitä on tarkoitus saada myös muiden seurakuntien käyttöön Lukkari-julkaisujärjestelmän avulla.
Päivi Jokinen
Riihimäen seurakunnan talousjohtaja
Arja Virtanen
Janakkalan seurakunnan talousjohtaja
Todella hyvä hanke ainakin seurakuntalaisen näkökulmasta. Hautaukseen liittyy monia eri prosesseja ja olisi aivan ihanne josko niihin löytyisi yhtenäistä ja selkeää linjaa. Helpottaisi varmasti niin srk työntekijöitä kuin asiakkaitakin. Myöskin se, että ei useinkaan surevat omaiset tiedä prosessista mitään kun joutuvat sen käymään läpi. Mitä selkeämpi ja yksinkertaisempi se on ja ns. valmis paketti omaisille niin sevarmasti helpottaa heidän oloaan. Kun on luotu selkeä toimintamalli niin asiakas tuntee saavansa seurakunnalta enemmän. Hieno hanke minun mielestäni.