“Testiryhmässä opitut taidot lisäsivät merkittävästi työntekijöiden motivaatiota ja työkykyä.”
Erilaisia IT-työvälineitä on tullut viime vuosina opeteltavaksi tiuhaan tahtiin. Sähköiset työtilat ja sosiaalinen media ovat tätä päivää ja myös me seurakunnan työntekijät olemme mukana tässä työelämän digitalisoitumisessa. Yksikään seurakunnan työntekijä, työtehtävästä riippumatta, ei enää pärjää ilman riittävää IT-osaamista.
Muutos on ollut nopea, ainakin meillä Lohjan seurakunnassa. Vielä 2010-luvun alussa laskut kiersivät perinteiseen tapaan paperisina. Eikä siitä tarvitse mennä montaakaan vuotta taaksepäin, kun käytössämme olivat vielä isot manuaaliset varauskirjat tilojen ja toimitusten varaamiseen.
Tänä päivänä tilanne on toinen. Erilaisia sähköisiä sovelluksia on henkilöstömme käytössä lukuisia, eikä loppua tunnu näkyvän. Uusimpana opeteltavaksemme on tullut Office 365 pilvipalveluineen.
Menikö se nyt oikein?
Tietotekniset ohjelmat ja sovellukset ovat tarkoitettu helpottamaan ja tehostamaan monia toimintoja ja sekä tuomaan joustavuutta, vaihtelua ja ajansäästöä työntekemiseen esimerkiksi etätyön mahdollistumisen kautta.
Tällä hetkellä kuitenkin IT-ahdistus on monilla työntekijöillä suurempi kuin kokemus tekniikan tuomista hyödyistä. Jatkuva uusien ohjelmien ja sovellusten opettelu pikemminkin rasittaa ja aiheuttaa stressiä. Ohjelmien kanssa työskentely vie monien mielestä liikaa aikaa ”oikealta” työltä. Se ahdistaa ja turhauttaa. Epävarmuuden tunne piinaa, kun ei osaa eikä ymmärrä ohjelmien sielunelämää: Menikö se nyt oikein? Tallensinko oikeaan paikkaan? Millä salasanalla tähän ohjelmaan kirjauduttiinkaan?
IT-hankkeiden käyttöönoton jälkeinen koulutus jää usein aika pintapuoliseksi, yhteisiä pelisääntöjä ja ohjeistuksia ei ole heti valmiiksi mietittynä. Oma lukunsa on vielä järjestelmien toimivuus. Stressipisteet ovat korkealla, jos IT-ohjelmat ovat hankalia käyttää, toimivat hitaasti tai ovat kokonaan pois käytöstä teknisen vian vuoksi tai kun järjestelmät eivät keskustele keskenään.
Miten tietotekniikan aiheuttamaa jännitystä ja ahdistusta voisi helpottaa? Voisiko sähköisten työvälineiden käyttö olla se juttu, joka inspiroi ja jopa lisää työhyvinvointia?
Vauhtia Kirtekosta
Osallistuimme näiden kysymysten kanssa viime lokakuussa Kirteko-tapaamiseen Helsingissä. Esitimme ryhmälle kehittämistavoitteemme: työhyvinvoinnin lisääntyminen IT-ohjelmien sujuvasta käytöstä.
Saimme tapaamisessa hyviä vinkkejä ja vahvistusta siihen, että aihe on ajankohtainen muissakin seurakunnissa. Saimme myös paljon hyviä kysymyksiä pohdittavaksemme: Miten IT-koulutus kannattaisi käytännössä organisoida? Kuka kouluttaa? Mistä ja miten löytyisi motivaatio ja oppimisen ilo? Miten IT-järjestelmien hankintapäätökset tulisi tehdä?
Yhdessä oppiminen innostaa
Syksyn aikana kokeilimme sisäistä koulutusta pienryhmällä. Ryhmä syntyi kuin itsestään seurakuntamme lastenohjaajista, joilla oli kova tarve lisätä omassa työssä tarvittavaa tietoteknistä osaamista. Kun esimies vielä antoi täyden tukensa ryhmän käynnistämiseen, tilaisuuteen oli helppo tarttua.
Kokemukset ryhmästä olivat hyvin myönteiset. Jo muutaman kokoontumisen jälkeen ryhmäläisten itsevarmuus ja rohkeus käyttää sähköisiä työvälineitä lisääntyi huimasti. He myös jakoivat omia oivalluksiaan ja opettivat lopulta paitsi toinen toisiaan, myös työtovereitaan omissa työpisteissään.
Esimies kuvasi ryhmään osallistuneiden IT-taitojen kasvua seuraavin sanoin:
”Testiryhmä antoi käytännön valmiuksia ja taitoja sellaisille työntekijöille, joille tietokoneen käyttö ei ollut omassa työssä kovin tuttua. Katrinan harjoittelu pienessä ryhmässä antoi lisävalmiuksia mm. tilavarausten, henkilökalenterin ja ilmoittautumisten osalta. Myös rohkeus yrittää kasvoi osallistujilla. Testiryhmässä opitut taidot lisäsivät merkittävästi työntekijöiden motivaatiota ja työkykyä.”
Kyselemällä ja kokeilemalla ideoita jatkoon
Tällä hetkellä kartoitamme sähköisellä kyselyllä koko henkilöstön IT- koulutustarpeita. Jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa koulutuksen sisältöön kertomalla omat tarpeet ja mahdolliset kehitysideat.
Vastausten pohjalta mietimme, miten etenemme sisäisen koulutuksen kanssa. Tähän mennessä saatujen vastausten perusteella näyttää siltä, että uusille pienryhmille ainakin on kysyntää. Muutamat työyksiköt ovat toivoneet ihan omaa täsmäkoulutusta.
Työyhteisössämme on parhaillaan käynnissä myös Kirkko 2020 -palvelumuotoilukoulutus. Yhtenä sisäisenä kehityshankkeena koulutuksessa on seurakunnan esimiesten työhyvinvointi. Keskeiseksi esimiesten työhyvinvointia lisävääksi tekijäksi on noussut esimiesten tukeminen sähköisten työvälineiden käytössä. Kuluvan kevään aikana onkin tarkoitus kokeilla käytäntöön ns. Kipa-klinikkapäiviä, joissa käsitellään esimiesten esiin nostamia kysymyksiä, esimerkiksi raportointia.
Suorituslisä porkkanaksi?
IT-työvälineet innostavat, kun niiden tuoma apu ja hyöty omaan työhön oivalletaan. Niiden aiheuttamaa ahdistusta voidaan lievittää osaamista vahvistamalla. Yhdessä oppiminen vertaisryhmässä innostaa ja tuottaa tulosta, ainakin niiden kohdalla, joille tietotekniikka on vähemmän tuttua. Tällaisia havaintoja olemme tähän mennessä tehneet.
Syksyn aikana on käyty tavoitekeskustelut suorituslisää varten. Monissa keskusteluissa henkilökohtaiseksi tavoitteeksi on meillä asetettu IT-työvälineiden käytön opettelu. Joillakin tavoitteena on perusteiden haltuunotto, toisilla jonkun työvälineen hallitseminen siten, että pystyy opastamaan ja tukemaan muita.
Uusien sovellusten myötä myös tehtävänkuvat ja työn sisällöt ovat muutoksessa. Tässä tarvitsemme ennakointia, yhdessä sovittuja käytäntöjä ja henkilöstön mukaanottoa aikaisessa vaiheessa.
Tutkimusmatkamme jatkuu niin IT-työvälineiden kuin suorituslisänkin kanssa. Tavoitteena löytää yhdessä hyviä ratkaisuja, jotka synnyttävät innostusta ja työhyvinvointia.
Katri Lahtiluoma Katri Stick
henkilöstöpäällikkö hallintosihteeri