Kuva: Aarne Ormio/Kirkon kuvapankki
”Miksi tästä ei ole kerrottu missään?”
Työyhteisön sisäisen viestinnän sujuminen tai sujumattomuus lyö leiman jokaiseen työpäivään. Viestintä välittää ideat, kysymykset ja työtavat – ja myös käsityksen siitä, miksi työyhteisömme on olemassa ja mitkä ovat sen yhteisesti jaetut arvot ja periaatteet. Sisäinen viestintä on johtamisen elintärkeä väline. Sisäisen viestinnän ja toimivien viestintävälineiden tärkeys korostuu seurakunnan moniammatillisessa ja eri työpisteissä toimivassa yhteisössä, jonka toiminnot pyörivät vuorokauden ja viikon ympäri.
”Olen lähettänyt jo vaikka kuinka monta sähköpostia, mutta kukaan ei vastaa”
Kun työ muuttuu, muuttuvat myös tarpeet työyhteisöjen tiedonkululle. Yksityiselämässä olemme jo tottuneita digiviestijöitä: asioimme asiakaspalveluchatissa, tilaamme tuotteita verkkokaupasta ja jaamme ajatuksia sosiaalisessa mediassa. Miksi työelämässä tyytyisimme sähköpostivuoriin, ilmoitustauluihin ja ylhäältä alas vyörytettävään informaatioon?
”Jossain minä tästä luin, missäs se olikaan…”
Tällä hetkellä kirkon sisäisen viestinnän kenttä on pirstaleinen. Seurakuntien paikalliset intranetit ja verkkolevyt, sähköpostiarkistot, hiippakuntien sivut, Sakasti, ammattilehdet, järjestöjen ja hankkeiden postituslistat, kirkollinen media… tietoa joutuu pahimmillaan etsimään ja seuraamaan kymmeniä eri kanavia pitkin. Se kuormittaa.
”Mitähän ensi pyhän tekstistä saisi irti? Joku muukin varmaan tätä nyt miettii”
Vertaistukea ja dialogia varten on syntynyt joukko puolivirallisia Facebook-ryhmiä. Tieto niistä kulkee jos kulkee. Ryhmistä ei ole kattavaa listaa missään ja ylläpitokäytännöt vaihtelevat. Luottamuksellisen keskustelun alustoiksi niistä ei ole – jo tietoturvasyistä.
Tulevaisuus – sosiaalinen intranet?
Kirkon tulevaisuuskomitea peräänkuuluttaa mietinnössään toimintakulttuurin muutosta: yhdessä tekemisen kulttuuria, seurakuntiin luottamista, ruohonjuuritasolla syntyneiden ideoiden jakamista ja kehittämistä. Kirkko rakentuu alhaalta ylöspäin. Keskushallinnon tehtävänä on tukea seurakuntien työtä – myös niiden viestintää.
Sakasti on tulossa elinkaarensa päähän. Väistämättä edessä oleva uudistus on hieno mahdollisuus miettiä sisäisen viestinnän tarpeita vähän laajemmin. Millaista viestintätyökalua sinä tarvitsisit työsi tueksi?
Entä jos meillä olisi sosiaalinen intranet? Yhteisö, jossa pohditaan työn haasteita ja löydetään uusia näkökulmia? Galleria, jossa voi jakaa iloja ja oivalluksia? Resurssipankki, joka kulkee mukana kentällä älypuhelimen ruudulla? Paikka kysymyksille ja vastauksille, yhteiselle ideoimiselle ja oppimiselle?
Palvelumuotoilulla todelliset tarpeet esiin
Uutta Sakastia rakennetaan seurakuntien tarpeista lähtien. Tämän talven aikana työryhmä sukeltaa kirkon työntekijöiden arkeen. Havainnointien, haastattelujen ja muiden menetelmien avulla löydetyt tarpeet muotoillaan tavoitteiksi ja suunnitelmiksi. Kerätyn tiedon pohjalta tehdään prototyyppejä ja ehdotuksia, joita sitten kehitetään palautteen perusteella eteenpäin. Vasta tämän jälkeen etsitään tarpeet parhaiten täyttävää teknistä toteutustapaa.
Tämän palvelumuotoiluksi tai käyttäjälähtöiseksi suunnitteluksi kutsutun lähestymistavan tavoitteena on varmistua siitä, että palvelu todella vastaa aitoihin viestintätarpeisiin.
Tervetuloa rakentamaan yhteistä viestintävälinettä – tulevaisuuden Sakastia. Voit seurata hankkeen etenemistä sakasti.evl.fi/sakastiuudistus.
Tavoitat meidät myös Kirkon viestijät– ja Ev. lut kirkon työntekijät -ryhmissä Facebookissa.
Sanna-Maaria Tornivaara, sisältöpäällikkö
Titti Kallio, projektipäällikkö
Kirkon tiedotuskeskus