Kipan siirtymävaiheen aikana seurakuntatalouksia tuettiin monin tavoin. Vuonna 2016 järjestetyssä Kipan infotilaisuudessa toimistopäällikkö Marika Ahola jakoi Salon seurakunnan siirtymisajan kokemuksia vuonna 2017 Kipaan siirtyville asiakkaille.
Kirkon palvelukeskuksen (Kipa) viisivuotinen siirtymäaika on ohi. Kipa on tuottanut vuodenvaihteesta alkaen kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut kaikille Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakunnille. Kipan asiakkaina on 279 seurakuntataloutta.
Seurakuntataloudet siirtyivät Kipan asiakkaiksi vaiheittain. Vuoden 2017 alusta Kipa vastaanotti noin sata uutta asiakasta, joiden kanssa tehtiin alkuvuoden aikana siirtymiseen liittyviä toimia. Näin ollen vasta vuosi 2018 on Kipan ensimmäinen kokonainen vakiintuneen toiminnan vuosi. Vuoden 2018 aikana nähdään paremmin Kipan osalta palvelukeskusmallin taloudelliset ja toiminalliset vaikutukset.
”Kipassa keskitytään nyt toiminnan vakiinnuttamiseen ja tehostamiseen useiden hankkeiden avulla. Hankkeet kohdistuvat henkilöstöön, prosesseihin, järjestelmiin, johtamiseen ja talousohjauksen kehittämiseen”, Kirkon palvelukeskuksen johtaja Sami Savilaakso kertoo.
Investoinnit ennakoitua suuremmat
Kipa on saanut kirkon sisällä paljon julkisuutta. Erityisesti kritiikkiä on aiheuttanut seurakuntien lakisääteinen velvoite siirtyä Kipaan. Myös Kipan käynnistämiseen liittyvät kustannukset ovat olleet näkyvästi esillä. Useat tahot ovat kyseenalaistaneet Kipasta saatavat hyödyt jo ennen kuin Kipan toiminta on saatu täyteen laajuuteensa.
Kirkkohallitus esitteli marraskuun 2016 kirkolliskokouksessa Kipaa koskevan taloudellisen selvityksen, jonka mukaan Kipan perustamisesta aiheutuneet kokonaiskustannukset ovat noin 36 miljoonaa euroa. Summa sisältää myös siirtymäaikaisten asiakkaiden palvelukeskusmaksut sekä palvelukeskuksen suunnittelusta vuosina 2007–2011 kertyneet Heta-hankkeen kustannukset. Suunnittelukulut olivat yli 2 miljoonaa euroa. Suunnittelutyössä ja erilaisissa työryhmissä oli mukana paljon asiantuntijoita ja konsultteja sekä seurakuntien työntekijöitä.
Kipan perustamisen ja siirtymäkauden investointeja kertyi noin 11 miljoonaa euroa. Kustannukset kertyivät talous- ja henkilöstöjärjestelmien ja käyttölisenssien hankinnoista. Tietojärjestelmät hankittiin julkisen hankintamenettelyn kautta. Järjestelmiä jouduttiin edelleen kehittämään ja räätälöimään kirkon tarpeisiin, minkä vuoksi investointimenot kasvoivat huomattavasti alkuperäistä suunnitelmaa korkeammiksi. Kehitystyötä on jouduttu tekemään koko siirtymäkauden ajan ja kehittäminen jatkuu edelleen.
”Jatkossa järjestelmien kehittämisessä tavoitteena on muun muassa käytettävyyden parantaminen. Selvitämme mahdollisuuksia robotiikan hyödyntämiseen, jotta voimme automatisoida manuaalisia työvaiheita. Mietimme järjestelmien osalta myös muita ratkaisuja, joita voidaan toteuttaa siirtymäkauden päätyttyä”, Savilaakso pohtii.
Seurakunnille siirtymävaiheen tukea
Kirkolliskokous päätti vuonna 2013 tukea Kipan asiakkaita palvelukeskukseen siirtymisessä. Vuosille 2014–2017 lisättiin talousarvioon 200 000 euroa/vuosi käytettäväksi asiakkaiden tukemiseen. Tällä edesautettiin mm. asiakkaiden siirtymisaikataulujen aikaistamista sekä seurakuntien taloushallinnon prosessien kehittämistä, jotta Kipasta saatavat hyödyt mahdollistuisivat. Avustusta on annettu seurakunnille, joissa on vain yksi taloushenkilö, jolloin seurakunnan ei ole helppoa saada työvoimakustannusten osalta säästöjä.
Kipan toiminta oli arvoitu suunnitteluvaiheessa alijäämäiseksi siirtymäkauden loppuun saakka. Alijäämää kertyi siirtymäkauden aikana noin 19 miljoonaa euroa. Kirkolliskokous päätti vuonna 2015, ettei Kipan tarvitse maksaa siirtymäkauden aikana kertynyttä alijäämää takaisin.
Arvioitua suurempi alijäämä on kertynyt ennakoitua suuremmista investointitarpeista, asiakkaiden vastaanottoprojekteihin liittyneistä kustannuksista, asiakkaiden siirtymisaikataulujen aiheuttamista muutoksista ja palveluiden suoritemäärien laskusta. Siirtymävaiheessa olevien asiakkaiden koulutukseen ja tukemiseen panostettiin myös suunniteltua enemmän.
Prosessit tarkasteltava päästä päähän
Kuluvan vuoden aikana tehostetaan Kipan toimintaa, ja tavoitteena on alijäämäisen tuloksen oikaiseminen sekä ensi vuoden osalta saavuttaa 800 000 euron säästöt. Kevään kuluessa Kipan tehtäviä on uudelleenorganisoitu ja yt-neuvottelujen myötä 15 työtehtävää lakkautetaan syksyyn mennessä. Kahdeksan työntekijää uudelleen sijoitetaan, ja seitsemän työntekijää irtisanotaan.
Palvelukeskuksen suunnitteluvaiheessa on laskettu, että Kipasta voidaan saada kokonaiskirkollisesti 7 miljoonan euron säästöt vuodessa. Seurakunnissa säästöt on kyseenalaistettu, ja jotkut ovat todenneet kulujen vain kasvaneen Kipan myötä. Samoin julkisuudessa on kerrottu, että seurakunnissa ei ole voitu vähentää talouspuolen henkilöstöä, vaikka niin alun perin Kipaa markkinoitiin.
”Kokonaiskirkollisten säästöjen saavuttaminen palvelukeskusmuotoisesta toiminnasta vaatii talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tarkastelua päästä päähän aina seurakunnissa tehtävistä työvaiheista lähtien. Prosessien tehostaminen edellyttää myös seurakunnilta toimintojensa muutosta. Tavoitteisiin päästään ainoastaan avoimella yhteistyöllä”, Savilaakso toteaa.
Kun kaikki asiakkaat ovat nyt Kipassa, palvelukeskus tuottaa vuonna 2017 arviolta noin 280 000 palkka- ja/tai palkkiolaskelmaa. Siellä käsitellään 590 000 ostolaskua, 420 000 myyntireskontran tapahtumaa, 210 000 myyntilaskua, 80 000 matka- ja kululaskua sekä tehdään 31 500 tuntia kirjanpitotyötä. Maksuliikenteen kautta kulkee noin 1 370 000 tapahtumaa. Lisäksi seurakuntatalouksille työstetään mm. tilinpäätöksiä sekä tehdään verottajan, työttömyysvakuutusrahaston, vakuutusyhtiöiden ja eläkelaitoksen vuosi-ilmoitukset.
Kipan palvelukeskusmaksujen toimintatuotot ovat vuosina 2012–2017 yhteensä noin 25 miljoonaa euroa. Palvelukeskusmaksujen osuus seurakuntien tuloista on tällä hetkellä keskimäärin noin 0,8 %. Kipan nykyinen hinnoittelumalli on suoriteperusteinen. Hinnoittelumallia on tarkoitus uudistaa vuoden 2018 alusta.
Minna Rissanen
hankeviestintäpäällikkö
Kirkkohallituksen talousosasto