Kuva: Istock.
Kun talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä Statuksen yhteistyösopimuksessa tapahtui muutos kesällä 2016, alkoi Kirkkohallitukseen tulla kyselyitä seurakuntien tekemien sopimusten jatkosta. Statuksen järjestelmätoimittajan CGI:n ja silloisen palvelutoimittajan välinen sopimus päättyisi vuodenvaihteessa 2016, ja näin myös seurakuntien palvelutoimittajan kanssa tekemät sopimukset tulisivat päätökseen.
”Tilanne yllätti meidät Kirkkohallituksessa. Saimme tiedon sopimuksen päättymisestä palvelutoimittajalta vasta syyskuussa. Pian tämän jälkeen päätimme käynnistää neuvottelut CGI:n kanssa sopimuksesta, joka hyödyttäisi kaikkia Statusta käyttäviä seurakuntia”, taustoittaa Kirkkohallituksen tietohallintojohtaja Jukka Tamminen.
Ajatuksena oli luoda yksi tekninen ympäristö, joka käsittäisi kaikki seurakuntien Status-järjestelmän tarpeet: versiokehitys-, käyttö- ja asiakastukipalvelut. Toinen keskeinen tavoite oli pienentää palveluista seurakunnille aiheutuvia kustannuksia.
Status-tukeen satoja yhteydenottoja kuukaudessa
Kirkkohallituksen tekemä muutos siirsi teknisesti kymmenet aiemmin käytössä olleet palvelimet yhdelle yhteiselle palvelimelle. Lähes kaikki Statusta aiemmin käyttäneet noin 170 seurakuntataloutta ovat jo siirtyneet uuteen Status-ympäristöön. Loput siirtyvät syksyn 2017 aikana.
Viime syksynä seurakunnissa pohdittiin, miten Statuksen käyttötuen käy sopimusuudistuksen myötä. Teknisen ympäristön lisäksi palvelun tuki siirtyi nimittäin Kirkkohallituksen valtakunnalliseen tukipalveluun. Ilmassa oli epävarmuutta siitä, pystytäänkö tukea tarjoamaan riittävästi uudessa järjestelmässä. Epäilys on osoittautunut turhaksi.
Vaikka uuden järjestelmän tukipalvelun vastuunottamisessa on aina omat haasteensa, ja viimeisten seurakuntien liittyminen KIPAn asiakkaaksi 1.1.2017 alkaen hiukan lisäsi vaikeuskerrointa, on Kirkkohallitus yhdessä CGI:n kanssa kyennyt toimittamaan Status-tukipalvelut seurakunnille. Kirkkohallituksen it-tukeen tulee keskimäärin 180 Statusta koskevaa yhteydenottoa kuukaudessa. Palveluiden keskittämisen myötä käyttötukea koskevat kustannukset ja tarpeet tulevat kaikkien seurakuntatalouksien osalta läpinäkyviksi.
Keskitetty sopimus puolitti kulut
Hallinnollisesti kulujen ja sopimusten määrän pienentäminen on ollut merkittävä muutos aiempaan. Yhtenäinen sopimusmalli mahdollistaa jatkossa myös kehittämiskustannusten jakamisen kaikille tasapuolisesti.
”Keskittämisen myötä Statuksen kulujen on arvioitu puolittuneen. Säästöjä on syntynyt muun muassa käyttö- ja asiakaspalvelumaksuissa sekä työkustannuksissa. Lisäksi esimerkiksi Kirkon keskusrahaston Status-kustannuksissa on tullut säästöjä. Näillä säästöillä on katettu keskitetyn palvelun myötä syntyneet tuki- ja käyttöpalveluiden kustannukset”, Tamminen luettelee.
Status-järjestelmästä saadut kokemukset kannustavat yhteisiin, keskitettyihin sopimuksiin. Tietojärjestelmähankintoja tehtäessä on aina syytä pohtia, voidaanko yhteisesti saavuttaa parempi lopputulos kuin erikseen toimien.
”Keskitettyjen palvelujen lähtökohtana on, että uudet järjestelmät toteutetaan seurakuntien kanssa sopimuspohjaisesti ja niiden käyttöönotto perustuu aina vapaaehtoisuuteen”, linjaa Tamminen.
Essi Ylärakkola