Tarjouskilpailun jälkeen on sopimusneuvottelujen vuoro. Sopimusta olivat hieromassa Sami Kallioinen, Mervi Korpiaho, Titti Kallio, Jaakko Kankaanpää, Sami Kalanen ja Tuuli Aalto-Nyyssönen.
Laajan hankinnan kilpailuttaminen on yleensä pitkä prosessi. Seurakuntien verkkohankkeen yhteistyökumppanin kilpailutus vei aikaa noin kuusi kuukautta.
Kilpailutuksen lähtökohtia olivat
- seurakuntien kanssa tehty konseptidokumentti
- johtoryhmän asettama tavoiteaikataulu
- hankkeen status kirkon strategisena kärkihankkeena
Kilpailutuksen hoitamiseksi nimettiin kilpailutustyöryhmä, johon kuuluivat viestintäjohtaja Sakari Korpi, verkkoviestintäpäällikkö Sami Kallioinen, verkkopalvelutuottaja Mervi Korpiaho, suunnittelija Carita Wuorsalo ja konsultti Sami Kalanen. Hankintamalliksi valittiin kilpailullinen neuvottelumenettely, koska hankinta oli laaja ja monimutkainen.
Selkeät vaatimukset onnistumisen ehto
Hankintailmoitus jätettiin Hilmaan tammikuun lopussa. Hankintailmoituksen kriteereissä pyrittiin luomaan realistinen kuva hankinnan tarpeista. Merkittävimmät rajaukset olivat mielestäni
- vaatimus, että järjestelmällä on Suomessa vähintään kaksi muuta toimittajaa
- tiukka vaatimus responsiivisuudesta, minkä tavoitteena oli taata tulevien sivujen sujuva käyttäminen kännykällä ja tabletilla
- verkkosivun monistamisen mahdollisuus
- ketterän toteutustavan korostaminen
Osallistumishakemuksia tuli 20 kappaletta, joista asiantuntemuksen ja asiakastyytyväisyyden perusteella valittiin viisi toimittajaa neuvotteluihin. Lähes 40 referenssipuhelun soittaminen antoi monia hyviä vinkkejä hankkeen tekemiseen!
Monistettava ja ketterä joustaa tarpeiden mukaan
Valitun viiden toimittajan joukko oli edustava leikkaus verkkopalveluiden tuottajia. Myös valittujen tarjoamat toteutustekniikat vastasivat ennakko-oletuksia. Joukossa oli avoimen lähdekoodin (Drupal ja Liferay) sekä vahvasti kaupallisia (Sharepoint ja Episerver) tuotteita. Kaikilla tarjotuilla järjestelmillä oli mahdollista tehdä vaadittava kokonaisuus, mikä tietysti ilahdutti kilpailutustyöryhmää kovasti.
Neuvotteluissa keskeisimmät teemat olivat monistettavuus ja ketteryys. Koska hankittavalla järjestelmällä on tarkoitus tehdä useita satoja verkkosivustoja, niin palveluiden käyttöoton sujuvuus on äärimmäisen tärkeää. Toisaalta palvelu on monipuolinen ja laaja (kuten seurakuntien sivut nykyiselläänkin) eikä sen tarkka määritteleminen ole mahdollista, joten yhteisen julkaisujärjestelmän rakentamisen on oltava joustavaa ja ketterää.
Kahden neuvottelukierroksen ja yhteensä 15 kaksituntisen neuvottelun jälkeen jätettiin lopullinen tarjouspyyntö, johon valitut viisi toimittajaa jättivät tarjouksen 29.5.2013 mennessä. Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjous ensimmäisen vuoden nelivaiheisesta projektista ja sen jälkeen kolmen vuoden ylläpidosta ja kehittämisestä. Tarjousten loppusummat vaihtelivat yhden ja kahden miljoonan euron välillä. Tarjousvertailussa hinnan lisäksi painoivat laadulliset tekijät (mm. projektiosaaminen, kokonaisuuden hahmotus ja demosivun käytettävyys).
Tarjousvertailun jälkeen päätöksen tekeminen oli poikkeuksellisen helppoa. Tällä kertaa halvin tarjous oli myös laadullisesti paras ja kirkkohallituksen virastokollegio valitsi seurakuntien verkkohankkeen toimittajaksi Ambientia Oy:n.
Tarkkuutta, sitkeyttä ja luottamusta
Puolen vuoden prosessi oli monella tapaa antoisa. Neuvottelut pakottivat kirkastamaan omaa ajattelua. Hankkeen laajuus ja moninaisuus tekivät kuitenkin mahdottomaksi yksityiskohtaisen tarkkuuden ja määrittelemisen. Kukin tarkennus toi mukanaan joukon uusia kysymyksiä – ja näin on varmasti hankkeen jatkossakin.
Yhdessä tekeminen ja oppiminen oli kilpailutustyöryhmän vahvuus. Kymmenet palaverit, tusinat eri versiot dokumenteista ja sadat sähköpostiviestit mahdollistivat onnistumisen. Kilpailuttaminen on kestävyyslaji!
Sami Kallioinen
verkkoviestintäpäällikkö