Kuulutko myös meistä niihin, jotka huokaavat, kun tietokoneohjelma Teams mainitaan? Kaipaamme jo takaisin fyysisiin tapaamisiin. Tässä blogitekstissä nostan esiin, kuinka Teams voi helpottaa työtämme, vaikka voimmekin tavata jälleen.

Tiimitoiminto on työFacebookisi

Muistan ajan, jolloin jokainen uusi työprojekti tarkoitti uutta salaista Facebook-ryhmää. Ajatella, että pääsimme sähköpostiyhteydestä eteenpäin alustalle, jossa pystyi kokoontumaan ryhmänä. Jakamaan ideoita. Kommentoimaan helposti ideoita. Visualisoimaan kuvilla.

Työnantajalle Facebook-ryhmät olivat varmasti myös hyvä asia, koska mitään lisenssimaksuja ei tarvinnut maksaa, ja työntekijät alkoivat ajatella työtä heti, kun he aamulla avasivat puhelimen.

Teams-chat on työWhatsAppisi

Vähän myöhemmin WhatsAppin ja chattiryhmien käyttö räjähti. Niissä yhteyksissä, joissa minä työskentelen, WhatsApp-ryhmät ovat edelleen hyvin tavallisia. Toki WA on myös näppärä. Saman asiakirjan työstäminen yhdessä tai kuvan kommentoiminen ja parantaminen toimii kuitenkin chatissa harvoin yhtä hyvin, ja viestimäärä kasvaa helposti todella paljon.

Ainakin minulle kommentoinnin kynnys nousee, jos tiedän, että esimerkiksi viiden henkilön puhelimessa kilahtaa kommentti, jonka tarkoitus on hienosäätää jotain melkein valmista.

MS Teamsissä saat sekä WhatsAppin näppäryyden että Facebook-ryhmän hienon ryhmähengen tunteen. Tiimitoiminto korvaa Facebook-ryhmät ja chattitoiminto WhatsAppin. Saman katon alla saat lisäksi käyttöösi videokeskustelut ja verkkokokoukset, joihin me aluksi käytimme Skypeä. Saat käyttöösi myös pilvipalvelun, jossa voit tallentaa ja jakaa tiedostoja, joten voit luultavasti lopettaa Dropboxin ja Google Driven käytön.

Kyseessä on aika monta toimintoa. Siksi ensimmäinen Teams-kokemus ei välttämättä ole positiivinen. Myönnän, että se voi tuntua hieman sekavalta.

Teams huokuu vuoropuhelua, yhteistyötä ja jakamista

Porvoon seurakuntayhtymässä yritämme minimoida sotkua ja Teams-skeptisismiä koulutuksilla. Meillä on käytössämme Wistecin koulutukset, mutta olen myös itse ohjannut ja kouluttanut sekä seurakuntien että yhtymän henkilökuntaa. Panostamme Teamsin käyttämiseen juuri nyt!

Olemme vastikään korvanneet verkkopohjaisen intranetimme Teams-tiimillä. Se on noin vuoden mittaisen työyhteisöviestintähankkeen lopputulos. Yksi hankkeen tavoitteista oli vahvistaa yhdessä työskentelemisen tunnetta, vahvistaa vuorovaikutusmahdollisuuksia – tulla kuulluksi ja saada äänensä kuuluviin.

Tässä kohdassa Teamsin vahvuus tulee esiin. Vuoropuhelun ja yhteistyön mahdollisuudet ovat keskiössä. On helppoa kysyä ja ottaa yhteyttä, tykätä ja antaa sydämiä. ”Nähdä” toisensa fyysisestä etäisyydestä huolimatta.

Kolme edellytystä Teamsin käyttöön ottamiseen seurakunnassa

Jotta Teamsin käytöllä olisi todella vaikutusta, meidän tulee panostaa siihen. Sovelluksesta luovutaan nopeasti, jos kukaan ei esimerksiksi vastaa viesteihin. Työ ei ala sujua automaattisesti vain, koska IT-tuki asentaa ohjelman. Tässä kolme edellytystä Teamsin käytön käynnistämiseen:

1. Suunnittele, MITEN te aiotte käyttää Teamsiä. Mikä on sen funktio työporukassa. Sopikaa esim. siitä, kuinka usein työntekijän tulee tarkistaa Teams-viestinsä. Vinkki: vähintään yhtä usein kuin sähköpostiviestinsä.
2. Kouluta. Monet oppivat itse käyttämällä ohjelmaa, mutta monille myös kouluttaminen on välttämätöntä.
3. Panosta. Priorisoi Teamsin käyttämistä aina kun tulee uuden viestintäkanavan tarve. Mieti, mitkä WhatsApp- ja Facebook-ryhmät olisi hyvä siirtää Teamsiin.

Uskon, että Teams on väline, joka kannattaa ottaa käyttöön syvemmällä tasolla kuin vain kokoustoiminnan käyttämiseen. Jos sitä ei vielä ole tehty seurakunnassanne, panostakaa siihen, että teette sen pian.

Tulevaisuudessa teemme enemmän yhteistyötä #AvoimetOvet

Juuri nyt selvitetään kokonaiskirkollista viestintää Suomen evankelis-luterilaisessa kirkossa. Olen mukana hankkeen selvitysryhmässä, ja tavoitteenamme on työstää malleja sille, kuinka kirkko voisi kustannustehokkaasti vahvistaa viestintävaikutustaan ja hyödyntää digitalisaation mahdollisuuksia samalla kunnioittaen seurakuntien ja hiippakuntien identiteettiä.

Teams ei tietenkään aina toimi täydellisesti, mutta uskon että Teamsillä voi olla suuri rooli siinä, kuinka teemme yhteistyötä kirkossa tulevaisuudessa. Ei vain kuinka voimme jakaa sisältöä ja materiaalia, vaan myös kuinka todella voimme työskennellä yhdessä.

Kirkon strategiassa, Ovet auki; on strateginen valinta avata ovet yhteiselle työlle ja kumppanuudelle. Kyse on siitä, että tehdään määrätietoisesti yhteistyötä muiden kirkon ulkopuolisten toimijoiden kanssa. Teamsin tehokkaan käytön aloittaminen nyt antaa edellytyksiä toteuttaa tätä strategista valintaa.

Jo nyt on monia ammattikohtaisia Teams-ryhmiä meille kirkon työntekijöille. Kai sinä kuulut jo yhteen niistä?

***

Teams erbjuder professionell gemenskap

Hör du också till dem av oss som suckar när dataprogrammet Teams nämns? Nu längtar vi tillbaka till fysiska möten.I det här blogginlägget lyfter jag fram hur Teams kan göra vårt jobb enklare, även om vi också kan träffas igen.

Teamfunktionen är din jobbFacebook

Jag kommer ihåg tiden då varje nytt jobbprojekt innebar en ny hemlig facebookgrupp. Tänk att vi kom vidare från epostkontakten till en plattform där man kunde samlas som grupp. Dela idéer. Enkelt kommentera idéer. Visualisera med bilder.

För arbetsgivaren var Facebookgrupperna säkert också en god sak, eftersom inga licensavgifter behövde betalas och medarbetarna började tänka jobb så snart de öppnade telefonen på morgonen.

Chatten i Teams är din jobbWhatsApp

Lite senare exploderade användningen av WhatsApp och chattgrupper. I de sammanhang jag jobbar är WhatsApp-grupper fortfarande mycket vanliga. Och visst är WA smidigt. Men att jobba tillsammans med ett dokument, eller kommentera och förbättra en bild fungerar sällan så bra, där kommer chattfunktionen till korta. Det blir lätt väldigt många meddelanden.

Åtminstone för mig höjs tröskeln att kommentera, om jag vet att det plingar till i säg fem personers telefoner, med en kommentar som syftar att finslipa något nästan färdigt.

I MS Teams får du både smidigheten av WhatsApp och den sköna känslan av gruppgemenskap som i en Facebookgrupp. Teamfunktionen ersätter facebookgrupper och chattfunktionern ersätter WhatsApp.

Under samma tak får du dessutom tillgång till videosamtal och onlinemöten, som vi i begynnelsen körde via Skype. Du får också tillgång till en molntjänst där du kan spara och dela filer, så du kan troligen sluta använda Dropbox och Google Drive.

Det är ganska många funktioner. Därför är kanske första upplevelsen av Teams inte nödvändigtvis positiv. Jag medger att det kan kännas lite rörigt.

Teams andas dialog, samverkan och att dela

I Borgå kyrkliga samfällighet försöker vi minimera röran och Teams-skepticismen genom utbildningar. Vi har tillgång till Wistecs utbildningar, men jag har också handlett och utbildat både församlingarnas och samfällighetens personal.  Vi satsar på användningen av Teams just nu!

Vi har nyligen ersatt vårt webb-baserade intranät med ett team i Teams. Det är resultatet av ett cirka ett år långt projekt kring vår arbetsplatskommunikation. En av målsättningarna med projektet var att förstärka känslan av att jobba tillsammans. Att förstärka möjligheterna till interaktion – att bli hörd och göra sig hörd.

På den här punkten kommer teams styrka fram. Möjligheten till dialog och samarbete står i centrum. Det är lätt att fråga och ta kontakt. Att gilla och ge hjärtan. Att ”se” varandra, trots ett fysiskt avstånd.

Tre förutsättningar för att ta i bruk Teams i församlingen

För att användningen av Teams verkligen ska ge effekt krävs det att vi satsar. Man lämnar snabbt appen om ingen t.ex. svarar på ens meddelanden. Arbetet börjar inte löpa automatiskt bara för att IT-stödet installerar programmet. Här är tre förutsättningar för att komma igång med Teams:

1. Planera HUR ni ska använda Teams. Vad är dess funktion i arbetslaget. Kom t.ex. överens hur ofta man som anställd ska kolla sina teamsmeddelanden. Tips: minst lika ofta som eposten
2. Utbilda. Många lär sig själv genom att använda programmet, men för många är också utbildning nödvändigt.
3. Satsa. Prioritera att använda Teams alltid när det finns ett behov av en ny kommunikationskanal. Fundera vilka WhatsApp grupper och Facebookgrupper som med fördel kunde flytta till Teams.

Jag tror att Teams är ett redskap som det lönar sig att ta i bruk på en djupare nivå än att bara använda sig av mötesfunktionen. Om man inte gjort det ännu i sin församling, så satsa på att göra det snart.

I framtiden samarbetar vi mer #ÖppnaDörrar

Just nu utreds hela kommunikationsverksamheten inom Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland. Jag sitter med i projektets utredningsgrupp och vår målsättning är att utarbeta modeller för hur kyrkan på ett kostnadseffektivt sätt kan stärka sin kommunikationspåverkan och utnyttja digitaliseringens möjligheter, samtidigt som man respekterar församlingarnas och stiftens identitet. 

Såklart fungerar inte Teams alltid helt perfekt, men jag tror att Teams kan spela en stor roll i hur vi samarbetar inom kyrkan i framtiden. Inte bara hur vi kan dela innehåll och material, utan också hur vi på riktigt kan jobba tillsammans.

I kyrkans strategi Öppna dörrar är ett strategiskt val att öppna dörrar för gemensamt arbete och partnerskap. Det handlar om att målmedvetet samarbeta med andra aktörer utanför kyrkan. Att börja använda Teams effektivt nu ger förutsättningar för att förverkliga det här strategiska valet.

Redan nu finns det många yrkesvisa Teamsgrupper för oss anställda inom kyrkan. Visst hör du också redan till ett?

Simon Lampenius
Kommunikationschef, Borgå kyrkliga samfällighet
Medlem i utredningsgruppen för kyrkans helhetskommunikation 2021–2023
Konsult, digital synlighet, simon.lampenius.fi