Projektipäällikkö Veijo Koivula on ollut luotsina seurakuntien ensimmäisen kokonaisen Kirjuri-vuoden ajan.
Seurakuntien itse pitämien rekisterien tilalle on otettu kirkkohallituksen hallinnoima Kirjuri.
Seurakunnat ovat pitäneet kirjaa jäsenistään 1600-luvulta lähtien. Jäsenten tiedot on kirjattu kirkonkirjoihin ja perhelehtiin. Vuoden 2014 loppuun mennessä vanhojen käsinkirjoitettujen lehtienkin tiedot on tarkoitus saada koko kirkon yhteiseen järjestelmään.
Silloin samassa järjestelmässä pitäisi olla sähköisessä muodossa koko kirkon kaikkien seurakuntien jäsentiedot. Sen pitäisi yksinkertaistaa esimerkiksi perunkirjoitusta varten tarvittavan sukuselvityksen saamista.
Kirjurin käyttöönottaminen on ollut monivaiheinen prosessi. Järjestelmässä on havaittu ongelmia, ja sen käyttöönottoa on siirretty aikaisemmista suunnitelmista. Rekisterijohtajat ovat esittäneet, että seurakuntien vanhojen järjestelmien tulisi olla käytössä Kirjurin rinnalla, kunnes tiedot saadaan tarkistettua. Kirjuri on kuitenkin kirkkohallituksen päätöksellä jo nyt ainoa käytössä oleva aktiivinen kirkon jäsentietojärjestelmä, johon esimerkiksi tiedot kasteista viedään.
Järjestelmä vaatii jatkuvaa kehittämistä
Uutta järjestelmää on moitittu hitaaksi ja hankalaksi. Projektipäällikkö Veijo Koivula uskoo kuitenkin, että kehittämällä systeemi muuttuu paremmaksi. Erityisesti tämän syksyn koulutuksissa on hänen mielestään ollut positiivinen tunnelma.
– Ongelmia ei kiistetä, mutta ymmärretään kuitenkin uuden järjestelmän edut. Kun kaikki seurakuntien aineistot saadaan digitoitua, seurakuntalaisia voidaan palvella minkä tahansa seurakunnan virastossa, Koivula sanoo.
Kirjurin toiminnan takkuaminen voi Koivulan mukaan johtua monesta asiasta. Myös se, mitä muuta käyttäjän tietokoneen työpöydällä on, vaikuttaa toimivuuteen.
– Kaikenlaisia selittämättömiäkin toiminnan katkeamisia meillä on ollut. Oma kokemus on kuitenkin, että järjestelmä toimii jo nyt paremmin kuin alussa, hän kertoo.
Koivulan mukaan Kirjuri ei ole vielä täysin räätälöity käyttäjiä ajatellen, vaan kehitystyötä on vielä edessä.
– Mutta tällainen järjestelmä ei ole koskaan täysin valmis, Koivula korostaa. Järjestelmä vaatii jatkuvaa kehittämistä.
Kaikki tieto yhdestä paikasta
Kirkolle haluttiin yksi yhteinen järjestelmä Koivulan mukaan useista syistä.
– Olemassaolevat järjestelmät olivat vanhentuneita ja niiden kehittäminen olisi ollut todella kallista. Vanhoissa järjestelmissä muun muassa tietoturvapuoli oli puutteellinen. Siirtyminen kaikkien seurakuntien yhteiseen tietokantaan antaa mahdollisuuden koko kirkon kirjanpidon kehittämiseen; esimerkiksi seurakuntalaista voidaan palvella missä konttorissa tahansa.
Kirjuriin siirtymisen on arvioitu tuovan tulevaisuudessa kirkkoon noin kolmen miljoonan euron säästöt vuodessa. Siirtymävaiheessa se on kuitenkin vaatinut seurakunnissa ylimääräistä työtä.
Kirjuria on kritisoitu monesta ja julkisuudessa on myös epäilty, oliko järjestelmän valinnan taustalla kunnollinen kilpailutus.
– Tätä epäilystä en ymmärrä. Kilpailu tehtiin, siinä hävinnyt teki valituksen ja siten tapaus on tutkittu markkinatuomioistuimessa asti, Koivula kuittaa.